Đây là 5 mẹo quản lý thời gian hiệu quả:
1. Kỹ thuật Pomodoro
Kỹ thuật này được sáng tạo bởi Francesco Cirillo vào cuối những năm 1980 và đã trở thành một công cụ đáng giá cho nhiều người. Đây là cách nó hoạt động:
– Chọn một nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành
– Đặt đồng hồ đếm ngược trong 25 phút (hoặc thời gian khác phù hợp với bạn)
– Làm việc trên nhiệm vụ mà không có bất kỳ sự gián đoạn hoặc phân tâm nào trong những 25 phút
– Lên kế hoạch nghỉ ngơi 5 phút khi đồng hồ đếm ngược hết
– Lặp lại chu kỳ cho tổng cộng 4-6 “Pomodoros” mỗi phiên
– Sau bốn “Pomodoros”, hãy lên kế hoạch một giấc ngủ dài hơn (15-30 phút)
2. Sử dụng Ma trận Eisenhower
Ma trận này giúp bạn sắp xếp nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng. Đây là cách sử dụng nó:
– Viết danh sách tất cả các nhiệm vụ và hoạt động của bạn
– Chia danh sách thành bốn khu vực:
+ Khẩn cấp & Quan trọng (Làm đầu tiên)
+ Không phải khẩn cấp nhưng Quan trọng (Lập kế hoạch)
+ Khẩn cấp nhưng không quan trọng (Dẫn dắt)
+ Không khẩn cấp hoặc Quan trọng (Xóa bỏ)
– Tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ trong khu vực “Khẩn cấp & Quan trọng” đầu tiên
3. Sử dụng lịch thời gian chặn
Thay vì sắp xếp cuộc họp và hẹn hò ngẫu nhiên, hãy sử dụng một lịch để chặn ra các khoảng thời gian lớn cho công việc tập trung. Điều này sẽ giúp bạn tránh tình trạng quá tải và đảm bảo rằng bạn có thời gian dành cho các nhiệm vụ quan trọng.
– Lập kế hoạch các nhiệm vụ quan trọng vào buổi sáng khi bạn tập trung tốt nhất
– Chặn thời gian để nghỉ ngơi và chăm sóc bản thân cũng nhé
– Sử dụng lịch hoặc sổ tay với các khoảng thời gian lớn để xem xét lịch trình của bạn
4. Xóa bỏ đa nhiệm
Đa nhiệm có thể là một kẻ giết chết hiệu suất. Thay vào đó, hãy tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm và dành sự chú ý đầy đủ cho nó. Điều này sẽ giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ nhanh chóng hơn và giảm stress.
– Thử phương pháp “Một nhiệm vụ”: tập trung vào một nhiệm vụ cho đến khi hoàn thành
– Sử dụng công cụ như chặn trang web hoặc giới hạn ứng dụng để tối ưu hóa sự chú ý
5. Lập danh sách “Bỏ qua”
Bên cạnh việc lập mục tiêu và sắp xếp các nhiệm vụ, hãy xem xét tạo ra danh sách những việc bạn nên bỏ qua. Điều này có thể giúp bạn loại bỏ các hoạt động tốn thời gian và dành nhiều thời gian hơn cho những điều quan trọng.
– Xác định các nhiệm vụ không còn cần thiết hoặc đang chiếm quá nhiều thời gian của bạn
– Lập kế hoạch để phân công hoặc tự động hóa các nhiệm vụ đó
– Kiểm tra danh sách “Bỏ qua” của bạn thường xuyên để đảm bảo nó vẫn còn phù hợp