Dưới đây là 5 mẹo nhỏ để giúp bạn làm việc thông minh hơn chứ không phải vất vả trong sự nghiệp của mình:
1. Thu xếp công việc dựa trên Má Trận Eisenhower
Má Trận Eisenhower là một công cụ đơn giản nhưng có sức mạnh lớn giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng của chúng. Chia giấy thành bốn phần:
– Khẩn trương & Quan trọng (Đầu tiên): Các mục tiêu hạn hẹp, các tình huống khẩn cấp hoặc những công việc quan trọng
– Quan trọng nhưng không phải khẩn trương (Lịch): Mục tiêu lâu dài, lên kế hoạch hoặc xây dựng mối quan hệ
– Khẩn trương nhưng không phải quan trọng (Bình luận): Các cuộc hội thoại, email, hoặc các cuộc họp có thể được thực hiện bởi người khác
– Không khẩn trương & Không Quan Trọng (Xóa bỏ): Thời gian lãng phí, mạng xã hội, hoặc các công việc không cần thiết
Fokus vào phần đầu tiên và giao hoặc xóa bỏ các nhiệm vụ ở các phần còn lại.
2. Sử dụng Danh sách “Ngừng Làm”
Chọn ra các công việc không còn cần thiết hoặc đã trở nên vô nghĩa do sự thay đổi trong vai trò, ngành nghề hoặc tổ chức của bạn. Viết chúng lên danh sách “Ngừng làm” và xem xét nó định kỳ. Điều này sẽ giúp bạn:
– Giảm bớt khối lượng công việc không cần thiết
– Tự do thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng hơn
– Cải thiện sự tập trung và hiệu suất làm việc
3. Sử dụng Công nghệ để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại
Sử dụng các công cụ tự động hóa như Zapier hoặc IFTTT để streamlining các công việc lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, quản lý email hoặc đăng bài trên mạng xã hội. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng có thể được phân bổ cho các hoạt động có giá trị cao hơn.
4. Áp dụng “Quy tắc 2 phút” để đánh giá nhanh chóng
Khi đối mặt với một quyết định, hãy hỏi bản thân: “Tôi có thể làm điều này trong vòng dưới hai phút không?” Nếu có, hãy thực hiện ngay lập tức. Ví dụ:
– Đáp lại các email hoặc tin nhắn đơn giản
– Cho phép chi phí nhỏ hoặc yêu cầu
– Chỉnh sửa các nhiệm vụ hoặc dự án nhỏ
Quy tắc này giúp bạn tránh lãng phí thời gian và tự do năng lượng tâm lý cho những quyết định phức tạp hơn.
5. Thu xếp “Thời gian tập trung” với một chu kỳ làm việc 90 phút
Sử dụng Kỹ thuật Pomodoro để thu xếp thời gian tập trung, làm việc trong các khoảng thời gian 90 phút (gọi là “Pomodoros”) sau đó nghỉ ngơi 10-15 phút. Điều này giúp bạn:
– Giữ tập trung và tránh xao lãng
– Tiến hành các công việc quan trọng mà không bị kiệt sức
– Tự do và lấy lại sự tập trung sau mỗi chu kỳ