Giúp giao tiếp hiệu quả là chìa khóa để thành công trong môi trường làm việc. Dưới đây là 5 mẹo giúp bạn thành thạo giao tiếp tại nơi làm việc:

1. Luyện tập lắng nghe tích cực

– Chịu trách nhiệm giữ liên lạc với đồng nghiệp và giám sát
– Tránh những sự cố như điện thoại hoặc email trong khi họ đang nói chuyện
– Giản lược lại những gì họ nói để thể hiện sự hiểu biết (ví dụ: “Để chắc chắn tôi hiểu, bạn có thể tóm tắt…?”)
– Hỏi những câu hỏi để đảm bảo nắm được thông điệp

Lắng nghe tích cực xây dựng niềm tin, cho thấy rằng bạn đánh giá cao thời gian và ý kiến của người khác và giúp ngăn chặn sự lầm lẫn.

2. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và tập trung

– Là một người thẳng thắn và tránh sử dụng chuyên môn hoặc thuật ngữ chuyên ngành nếu không cần thiết
– Giữ thông điệp của bạn ngắn gọn và tập trung vào các điểm chính
– Tránh những từ lôi cuốn như “um” hoặc “ah”
– Sử dụng danh sách điểm hoặc danh sách có số thứ tự khi giải thích thông tin phức tạp

Giao tiếp rõ ràng tiết kiệm thời gian, giảm sự hiểu lầm và giúp bạn truyền đạt ý tưởng hiệu quả.

3. Chọn kênh giao tiếp phù hợp

– Sử dụng cuộc gọi điện thoại hoặc hội nghị trực tuyến để thảo luận sâu sắc hơn
– Gửi email cho các bản cập nhật chính thức, yêu cầu hay phản hồi
– Sử dụng ứng dụng nhắn tin tức thời như Slack hoặc Microsoft Teams để hỏi nhanh chóng hay làm rõ
– Lên lịch họp khi cần phải thảo luận nhiều chủ đề

Chọn kênh giao tiếp đúng sẽ đảm bảo rằng thông điệp của bạn đến với khán giả mong muốn và nhận được kịp thời.

4. Biết về những tín hiệu phi ngôn ngữ

– Chịu trách nhiệm giữ liên lạc, nhưng cũng cho phép người khác nói mà không bị gián đoạn
– Sử dụng thể hiện mở như không chéo tay hoặc đứng thẳng người
– Smile và thể hiện sự hứng thú khi tương tác với đồng nghiệp hoặc khách hàng
– Tránh chéo chân hoặc lật lọng trong cuộc họp

Tín hiệu phi ngôn ngữ thể hiện sự tự tin, thân thiện và chuyên nghiệp, vốn cần thiết cho giao tiếp tại nơi làm việc hiệu quả.

5. Cán cân sức ép về phản hồi

– Yêu cầu phản hồi từ người khác để cải thiện phong cách giao tiếp
– Cung cấp phản hồi có tính xây dựng để giúp đồng nghiệp phát triển chuyên môn
– Lắng nghe tích cực khi nhận được phản hồi và hỏi câu hỏi để làm rõ bất kỳ điểm nào
– Được mở cho việc điều chỉnh phương pháp dựa trên phản hồi mà bạn nhận

Tìm kiếm và cung cấp phản hồi một cách chủ động giúp tạo ra một môi trường trong đó luôn có sự minh bạch và cải tiến liên tục.

Bằng cách áp dụng những mẹo này vào chế độ làm việc hàng ngày của mình, bạn sẽ trở thành người giao tiếp hiệu quả hơn và xây dựng mối quan hệ bền chặt với đồng nghiệp và giám sát.