Đây là 5 công cụ sinh tồn để duy trì tổ chức trong các vai trò nghề nghiệp phức tạp:

1. Sử dụng Matríx Eisenhower

Matríx Eisenhower là một công cụ quyết định giúp bạn ưu tiên nhiệm vụ dựa trên cấp độ khẩn thiết và quan trọng của chúng. Nó bao gồm bốn vùng:

– Khẩn cấp & Quan trọng (Làm đầu tiên): Thời hạn, các trường hợp khẩn cấp hoặc nhiệm vụ quan trọng cần sự chú ý ngay lập tức.
– Không khẩn cấp & Quan trọng (Lịch sử): Mục tiêu dài hạn, lập kế hoạch và các nhiệm vụ chủ động.
– Khẩn cấp & Không quan trọng (Bán): INTERRUPTIONS, email, hoặc cuộc họp có thể được xử lý bởi người khác.
– Không khẩn cấp & Không quan trọng (Xóa bỏ): Hoạt động tốn thời gian, chẳng hạn như email không cần thiết hoặc mạng xã hội.

Sử dụng ma trận này để phân loại các nhiệm vụ và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên.

2. Thực hiện hệ thống quản lý tác vụ

Hệ thống quản lý tác vụ giúp bạn theo dõi nhiều dự án và thời hạn. Hãy cân nhắc sử dụng công cụ:

– Trello: Một bảng thị giác để tổ chức các nhiệm vụ và dự án.
– Asana: Công cụ quản lý dự án phân công nhiệm vụ, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ.
– Evernote: Ứng dụng ghi chú cho phép bạn tổ chức các nhiệm vụ, ý tưởng và nghiên cứu.

Chọn một hệ thống phù hợp với phong cách làm việc của bạn và tích hợp nó vào thói quen hàng ngày.

3. Sử dụng lịch của bạn hiệu quả

Lịch của bạn là một công cụ mạnh mẽ để duy trì tổ chức. Hãy sử dụng nó để:

– Đánh dấu thời gian tập trung: Lập kế hoạch các khối thời gian liên tục không bị gián đoạn cho các nhiệm vụ quan trọng.
– Lập kế hoạch nghỉ ngơi: Đảm bảo có thời gian nghỉ ngơi, tập thể dục hoặc thiền để duy trì năng suất và mức độ năng lượng.
– Đặt nhắc nhở: Đánh thức bạn về thời hạn sắp tới, cuộc họp hoặc sự kiện.

Sử dụng lịch của mình để ưu tiên các nhiệm vụ và tạo một lịch trình phù hợp với nhu cầu của bạn.

4. Sử dụng danh sách “Hãy dừng lại”

Trong vai trò nghề nghiệp phức tạp, dễ dàng tích lũy các nhiệm vụ không cần thiết và trách nhiệm. Tạo danh sách “hãy dừng lại” để xác định hoạt động:

– Không còn phù hợp với mục tiêu của bạn
– Tốn thời gian hoặc năng lượng
– Có thể được giao tiếp hoặc tự động hóa

Đánh giá thường xuyên danh sách này và loại bỏ hoặc giao tiếp nhiệm vụ không còn phục vụ cho bạn nữa.

5. Thực hành ưu tiên và phân bổ thời gian

Ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên tác động, phức tạp và thời hạn của chúng. Sử dụng việc phân bổ thời gian để lập kế hoạch các nhiệm vụ cụ thể trong từng khối thời gian. Ví dụ:

– Sáng: Trả lời email khẩn cấp hoặc gọi điện quan trọng.
– Chiều: Tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi sự tập trung cao độ.
– Buổi chiều muộn: Đánh giá tiến độ, cập nhật danh sách tác vụ và lập kế hoạch cho ngày mai.

Bằng cách ưu tiên các nhiệm vụ và phân bổ thời gian, bạn sẽ duy trì sự tập trung và tránh chuyển đổi ngữ cảnh.