Dưới đây là 5 mẹo tăng năng suất với các thiết bị quản lý công việc:

1. Sử dụng một nền tảng quản lý công việc trung tâm:
Đầu tư vào một nền tảng dựa trên đám mây duy nhất như Trello, Asana hoặc Todoist để quản lý tất cả các nhiệm vụ, dự án và hạn chót của bạn trong một nơi. Điều này giúp giảm chi phí chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng, tiết kiệm thời gian và tăng cường tập trung.

Mẹo: Đặt nền tảng quản lý công việc của bạn để đồng bộ với lịch sử của bạn, vì vậy bạn có thể lập lịch cụ thể cho từng nhiệm vụ, giảm thiểu tải tinh thần và làm cho dễ dàng hơn để ưu tiên các nhiệm vụ.

2. Cải thiện sức mạnh của việc nhóm các nhiệm vụ:
Việc nhóm các nhiệm vụ liên quan lại thành một nhóm và hoàn thành chúng trong một lần. Kỹ thuật này giúp tối đa hóa chuyển đổi ngữ cảnh, giảm thiểu thời gian tiêu tốn vào lập kế hoạch và tăng cường năng suất.

Mẹo: Sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian như Pomodoro Timer hoặc Focus Booster để làm việc với tập trung 25 phút liên tiếp, sau đó có một lần nghỉ ngơi 5 phút. Áp dụng kỹ thuật này cho các nhóm nhiệm vụ tương tự, chẳng hạn như kiểm tra email, cập nhật trạng thái mạng xã hội hay trả lời tin nhắn.

3. Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại bằng IFTTT:
IFTTT (Nếu Điều đó Thì Đấy) là công cụ tự động hóa cho phép bạn tạo các luồng làm việc tùy chỉnh dựa trên các gợi ý và hành động cụ thể. Sử dụng nó để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như:

– Gửi lời nhắc về hạn chót sắp tới
– Cập nhật danh sách công việc khi nhận được một email mới
– Tiết kiệm thời gian bằng cách tạo lịch sử tự động từ ngày hết hạn của các nhiệm vụ

Mẹo: Tạo các công thức IFTTT có thể tích hợp với các ứng dụng phổ biến về năng suất như Todoist, Evernote hoặc Google Calendar.

4. Sử dụng danh sách “Không làm nữa” để giảm thiểu sự phân tâm:
Danh sách “không làm nữa” là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để tối ưu hóa thời gian và tập trung. Xác định các hoạt động, nhiệm vụ hay thói quen tiêu tốn của bạn nhưng không có giá trị đáng kể đối với mục tiêu.

Mẹo: Tạo tài liệu chung (ví dụ như Google Doc) với đồng nghiệp hoặc thành viên gia đình để theo dõi các hoạt động tiêu tốn thời gian và tạo danh sách “không làm nữa”. Sử dụng nó như một điểm tham khảo để tránh trì hoãn và tập trung vào các nhiệm vụ có tầm quan trọng cao.

5. Áp dụng quy tắc 2 phút cho các nhiệm vụ đơn giản:
Quy tắc 2 phút gợi ý rằng nếu một nhiệm vụ có thể được hoàn thành trong thời gian ngắn hơn 2 phút, hãy thực hiện ngay lập tức. Điều này giúp tạo ra sự tiến bộ, giảm thiểu mệt mỏi tinh thần và tiết kiệm thời gian tiêu tốn vào lập kế hoạch và quyết định.

Mẹo: Sử dụng ứng dụng như Habitica hoặc Forest để theo dõi tiến độ và đặt lời nhắc cho các nhiệm vụ cần được xử lý ngay lập tức. Tìm một khoảng thời gian mỗi ngày (ví dụ như giờ sáng) để hoàn thành các nhiệm vụ đơn giản đáp ứng quy tắc 2 phút.

Bằng cách áp dụng những mẹo này vào quy trình quản lý công việc của bạn, bạn sẽ có thể tối ưu hóa luồng làm việc, giảm thiểu sự phân tâm và tăng cường năng suất dễ dàng!