Dưới đây là 5 mẹo giúp bạn thiết lập một quy trình làm việc hiệu quả cho freelance:
1. Tạo Hệ thống quản lý dự án tập trung
Sử dụng công cụ như Trello, Asana hoặc ClickUp để quản lý nhiều dự án và khách hàng cùng lúc. Những nền tảng này cho phép bạn tạo bảng, danh sách và thẻ riêng cho từng dự án có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn. Bạn cũng có thể đặt hạn ngạch, giao nhiệm vụ và theo dõi tiến độ ở một nơi.
VD: Tạo một bảng cho mỗi khách hàng, với các danh sách riêng biệt cho “Để làm”, “Đang thực hiện” và “Hoàn thành”. Nói cách khác, bạn có thể dễ dàng xem những gì cần phải hoàn thành cho từng dự án và ưu tiên công việc của mình theo yêu cầu.
2. Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại
Sử dụng công cụ như Zapier hoặc IFTTT (Nếu điều này thì sau đó) để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như:
– Trả lời email với gợi ý mẫu tự động
– Lập lịch đăng bài trên mạng xã hội
– Gửi nhắc nhở hoặc thông báo cho khách hàng
– Lưu trữ hóa đơn và biên lai
Này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm khả năng xảy ra lỗi con người.
VD: Cài đặt một Zap gửi phản hồi mẫu tự động đến khách hàng khi họ submit dự án. Nói cách khác, bạn có thể trả lời nhanh chóng và đồng nhất với những nhu cầu mới.
3. Sử dụng lịch trình “Ngừng làm”
Ngoài danh sách nhiệm vụ của mình, duy trì danh sách “ngừng làm” các nhiệm vụ không cần thiết hoặc có thể chuyển giao. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ cao cấp và tránh lãng phí thời gian cho các hoạt động không cần thiết.
VD: Xác định các nhiệm vụ như kiểm tra mạng xã hội mỗi giờ, tham gia các cuộc họp không cần thiết hoặc chơi trò chơi điện tử trong giờ làm việc là những gì bạn nên ngừng. Lập lịch trình cho chúng vào thời gian cá nhân thay vì giờ làm.
4. Sử dụng công cụ theo dõi thời gian và hóa đơn
Sử dụng công cụ như Harvest, Toggl hoặc Wave để theo dõi thời gian bạn dành cho dự án và tạo hóa đơn tự động. Điều này sẽ giúp bạn:
– Dự toán chính xác chi phí dự án
– Theo dõi năng suất của mình và nhận ra các khu vực cải thiện
– Gửi hóa đơn chuyên nghiệp đến khách hàng
VD: Sử dụng công cụ như Toggl để theo dõi thời gian dành cho từng dự án. Sau đó, sử dụng dữ liệu đó để tạo ước tính chính xác và tạo hóa đơn phản ánh đúng giờ làm của bạn.
5. Đặt ranh giới với khách hàng
Xây dựng ranh giới rõ ràng với khách hàng về:
– Các kênh giao tiếp (ví dụ: email hoặc điện thoại)
– Lịch trình làm việc
– Hạn ngạch và các mốc thời gian
Điều này sẽ giúp bạn duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, tránh tự nguyện quá tải và đảm bảo rằng nhu cầu của khách hàng được đáp ứng.
VD: Tạo hợp đồng hoặc thỏa thuận với khách hàng ghi rõ lịch trình làm việc, quy định giao tiếp và điều khoản thanh toán. Như vậy, cả hai bên đều có hiểu biết rõ ràng và có thể lên kế hoạch theo đó.