Dưới đây là 5 mẹo hay để cải thiện năng suất làm việc tự do:
1. Phân bổ thời gian: Lập lịch cố định, không bị gián đoạn các khoảng thời gian cho từng nhiệm vụ hoặc dự án. Điều này liên quan đến việc phân bổ khoảng thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ như kiểm tra email, mạng xã hội và thực sự làm việc trên dự án. Bằng cách đó, bạn sẽ có thể tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất mà không bị gián đoạn.
Ví dụ: Cung cấp 2 giờ từ 9 giờ sáng đến 11 giờ sáng để quản lý email, 3 giờ từ 11 giờ sáng đến 14 giờ để dự án khách hàng X và 2 giờ từ 14 giờ đến 16 giờ cho việc duy tu website.
2. Kỹ thuật Pomodoro: Làm việc trong các khoảng thời gian tập trung (thường là 25 phút) được tách biệt bằng những khoảng nghỉ ngắn (5-10 phút). Điều này giúp duy trì nhịp làm việc bền vững, ngăn chặn cháy công và tăng năng suất làm việc.
Ví dụ: Làm việc mà không bị gián đoạn trong 25 phút, sau đó nghỉ ngơi 5 phút. Lặp lại chu kỳ này cho đến khi bạn hoàn thành nhiệm vụ mong muốn hoặc dự án.
3. Sử dụng danh sách “Dừng”: Xác định các nhiệm vụ không cần thiết cho doanh nghiệp làm việc tự do của bạn, chẳng hạn như các nhiệm vụ hành chính không khẩn cấp, lướt mạng xã hội hay xem video YouTube trong giờ làm việc. Nhận biết và loại bỏ các nhiệm vụ này khỏi lịch trình của bạn để dành thời gian cho những hoạt động có hiệu quả hơn.
Ví dụ: Loại bỏ “Kiểm tra Facebook mỗi giờ” hoặc “Phá hỏng 30 phút lướt Reddit” từ lịch trình hàng ngày của bạn.
4. Sử dụng quy tắc “Quy tắc 2 phút”: Nếu một nhiệm vụ có thể được hoàn thành trong thời gian dưới 2 phút, hãy thực hiện ngay lập tức. Điều này tiết kiệm thời gian và năng lượng tâm lý bằng cách giải quyết các nhiệm vụ nhỏ trước khi chúng trở thành những cản trở lớn.
Ví dụ: Trả lời email đơn giản hoặc gửi lời mời trên lịch trong vài giây thay vì để nó tích tụ và yêu cầu nhiều thời gian hơn sau đó.
5. Đặt “Các phiên”: Nhóm các nhiệm vụ tương tự (ví dụ, tạo đề xuất, trả lời email khách hàng, hoặc gọi điện thoại) và hoàn thành chúng cùng lúc. Kỹ thuật này giảm thiểu chi phí chuyển đổi giữa các nhiệm vụ và giúp bạn xây dựng một quy trình hiệu quả.
Ví dụ: Lập lịch 2 giờ cho việc viết đề xuất mỗi ngày hay dành cả sáng để kiểm tra email khách hàng và trả lời đúng cách.
Bằng cách áp dụng những mẹo này vào lịch trình làm việc tự do của mình, bạn sẽ có thể tối ưu hóa năng suất làm việc, giảm thiểu cản trở và giao nộp kết quả chất lượng cao cho khách hàng.