Đây là 5 chiến lược để giúp bạn quản lý lịch làm việc tự do một cách hiệu quả:
1. Sử dụng Timer Pomodoro
Kỹ thuật này bao gồm làm việc trong các khoảng thời gian tập trung, 25 phút, sau đó nghỉ ngơi 5 phút. Sau bốn chu kỳ, hãy dành thời gian nghỉ ngơi lâu hơn 15-30 phút. Kỹ thuật này giúp bạn tập trung và tránh chán nản.
Để sử dụng Timer Pomodoro:
– Đặt đồng hồ đếm ngược 25 phút
– Làm việc trên nhiệm vụ mà không bị phân tâm trong khoảng thời gian này
– Nhận một nghỉ ngơi 5 phút khi đồng hồ hết giờ
– Lặp lại chu kỳ bốn lần, sau đó dành thời gian nghỉ ngơi lâu hơn
2. Tạo một “Bufa Lịch”
Là một freelancer, bạn không bao giờ biết được những nhiệm vụ hay tình huống bất ngờ nào sẽ xảy ra. Để tính toán các cuộc đột xuất này, hãy tạo bùa lịch trong kế hoạch.
Để sử dụng Bufa lịch:
– Lập kế hoạch cho từng ngày với các nhiệm vụ và thời gian phân bổ cụ thể
– Dành 10-20% của lịch trình hàng ngày để các nhiệm vụ bất ngờ hay cuộc gọi điện thoại
– Sử dụng bufa để xử lý các nhiệm vụ khẩn cấp hoặc các cuộc gọi điện thoại
3. Đặt Tiêu chí cho Nhiệm Vụ theo Ma Trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower là công cụ quyết định giúp bạn đặt tiêu chí cho nhiệm vụ dựa trên tính khẩn cấp và quan trọng.
Để sử dụng Ma Trận Eisenhower:
– Viết danh sách các nhiệm vụ trong bốn phân khu:
+ Tiếp cận & Quan Trọng (Làm đầu tiên)
+ Quan Trọng nhưng Không Khẩn Cấp (Bố trí thời gian)
+ Khẩn Cấp nhưng Không Quan Trọng (Uỷ thác)
+ Không Khẩn Cấp hoặc Quan Trọng (Bỏ qua)
– Focusing vào các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng nhất
4. Thu Gom Nhiệm Vụ Tương Đồng
Thu gom nhiệm vụ tương đồng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách giảm thời gian chuyển đổi giữa các nhiệm vụ.
Để sử dụng Thu gom Nhiệm Vụ:
– Nhóm nhiệm vụ tương đồng, chẳng hạn như:
+ Nghiên cứu cho nhiều khách hàng
+ Viết hoặc chỉnh sửa nội dung
+ Gọi điện thoại hoặc gửi email
– Làm việc trên từng nhóm nhiệm vụ trong một phiên làm việc
5. Sử dụng Công Cụ Theo dõi Thời Gian
Công cụ theo dõi thời gian giúp bạn theo dõi thời gian mình dành cho các nhiệm vụ và dự án.
Để sử dụng công cụ theo dõi thời gian:
– Chọn công cụ, chẳng hạn như Toggl, Harvest hoặc RescueTime
– Thiết lập để theo dõi thời gian tự động
– Xem xét dữ liệu thường xuyên để xác định những khu vực bạn có thể cải thiện hiệu suất