ความสุขของการเป็นฟรีแลนซ์! การจัดการกับลูกค้าที่ยากลำบากอาจเป็นหนึ่งในด้านที่ท้าทายที่สุดในการดำเนินธุรกิจฟรีแลนซ์ นี่คือ 5 วิธีการช่วยให้คุณสามารถจัดการกับลูกค้าที่ยากลำบากได้ด้วยความสำเร็จ
1. กำหนดขอบเขตและความคาดหวังที่ชัดเจนจากตอนแรก
ก่อนการดำเนินงานโครงการ ควรพูดคุยกับลูกค้า และตกลงเรื่องเกี่ยวกับความรับผิดชอบ ระยะเวลาค่าใช้จ่าย และช่องทางการสื่อสารกัน เพื่อป้องกันความเข้าใจผิดและรับรองว่าทั้งสองฝ่ายจะอยู่ในระนาบเดียวกัน
– สร้างสัญญาหรือข้อตกลงที่ระบุข้อกำหนดและเงื่อนไขของคุณ
– ตั้งขอบเขตการสื่อสารที่ชัดเจน (เช่น อีเมล โทรศัพท์เครื่องมือจัดการโครงการ)
– กำหนดความคาดหวังที่เป็นจริงเกี่ยวกับระยะเวลา การวัดผล และการเปลี่ยนแปลง
2. มีความสงบเสียและเป็นมืออาชีพ แม้พวกเขาจะไม่ใช่เช่นกัน
ลูกค้าที่ยากลำบากอาจ… น่าพูดถึงเพียงเท่านี้ “ท้าทาย” เมื่อเผชิญกับความโกรธหรือความวิตกกังวลของพวกเขา อย่าพลาดเส้นตัวและรักษาใบหน้าอาชีพ
– หายใจลึกก่อนตอบคำถามสำคัญหรือโทรศัพท์
– มุ่งเน้นไปที่ประเด็นหลัก ไม่ต้องนำมันไปส่วนตัว
– ใช้สำนวนที่ “ฉันเข้าใจความกังวลของคุณ” หรือ “ลองทำได้สิ” เพื่อลดความเครียด
3. ใช้การฟังอย่างแข็งแกร่ง และถามคำถามเพื่อทำให้ชัดเจนขึ้น
บางครั้งลูกค้าจะไม่พอใจเพราะพวกเขารู้สึกว่าไม่ได้รับฟังหรือการสื่อสารไม่ดี เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ใช้การฟังอย่างแข็งแกร่ง:
– ฟังความกังวลของพวกเขาและสรุปมันในคำพูดของคุณเอง
– ถามคำถามที่ชัดเจนเพื่อให้คุณเข้าใจความต้องการของพวกเขา
– ขอข้อมูลจากลูกค้าเกี่ยวกับผลงานของคุณ และเปิดกว้างที่จะเปลี่ยนแปลง
4. ให้ความสำคัญกับการดูแลตนเองและกำหนดขอบเขต
การเป็นฟรีแลนซ์อาจไม่เพียงพอทางอารมณ์ โดยเฉพาะเมื่อเผชิญกับลูกค้าที่ยากลำบาก ให้แน่ใจว่าคุณให้ความสำคัญกับสุขภาพ:
– มีที่สำหรับการดูแลตนเอง (เช่น การออกกำลังกาย สวดมนต์ ชอบสุนทรียศาสตร์)
– ตั้งสมดุลระหว่างงานและชีวิต โดยไม่เกินขีดจำกัดหรือทำงานนานเกินไป
– ไม่ต้องรู้สึกว่าต้องทิ้งช่องทางของลูกค้าทุกครั้งที่มา (ได้สิทธิ์ในการบอกต้นไม้!)
5. บันทึกทุกอย่าง และมีแผนการออก
เพื่อป้องกันข้อพิพาทหรือปัญหาอื่นๆ:
– จดบันทึกนาทีทุกๆ การสื่อสารกับลูกค้า รวมถึงอีเมล โทรศัพท์ และราการปรับปรุงโครงการ
– ตั้งกระบวนการแก้ไขข้อพิพาทหรือขัดแย้ง
– มีแผนในการยกเลิกสัญญาได้ (เช่น ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า แจ้งนโยบายการปลด)