Tính nghệ thuật trong việc dẫn dắt cuộc trò chuyện khó khăn tại nơi làm việc! Dưới đây là 5 bí quyết để giúp bạn thành thạo kỹ năng này:
1. Chuẩn bị, nhưng tránh viết lách
Trước khi nhảy vào một cuộc trò chuyện khó khăn, hãy thu thập và sắp xếp lại các ý tưởng của mình. Tuy nhiên, tránh viết ra từng chữ, câu hoặc từ. Để lại không gian cho cải tiến và linh hoạt. Điều này sẽ giúp bạn phản ứng hiệu quả trước các sự cố bất ngờ từ người khác.
Bí quyết: Viết ra các điểm chính, câu hỏi và vấn đề tiềm ẩn trên giấy dán nhãn hoặc ứng dụng ghi chú. Xem lại chúng ngay trước khi cuộc trò chuyện bắt đầu để củng cố kiến thức của bạn.
2. Sử dụng “tôi” thay vì “bạn”
Khi trình bày mối quan tâm hoặc nhu cầu, hãy sử dụng “tôi” để tập trung vào cảm xúc và kinh nghiệm của mình hơn là tấn công hay đổ lỗi cho người khác với “bạn”. Điều này giúp tránh sự bảo vệ và khuyến khích một cuộc trò chuyện có kết quả.
Bí quyết: Bắt đầu bằng cách sử dụng các câu nói “tôi” trong những cuộc trò chuyện không quan trọng trước khi nhảy vào một cuộc trò chuyện khó khăn. Ví dụ: “Tôi cảm thấy thất vọng khi…”, thay vì “Bạn làm điều này sai”.
3. Nghe tích cực với quy tắc 7-38-55
Khi tham gia vào một cuộc trò chuyện khó khăn, hãy nhớ rằng phần lớn người khác quan tâm đến việc lắng nghe hơn là nói (khoảng 70%!):
– Nghe trong khoảng 7 giây trước khi phản ứng
– Xác nhận ý kiến hoặc mối quan tâm của họ (38%)
– Phân tích lại và tóm tắt những gì bạn đã hiểu được (55%)
Điều này giúp xây dựng sự tin tưởng, thể hiện sự đồng cảm và làm rõ vấn đề đang tồn tại.
Bí quyết: Bắt đầu bằng cách lắng nghe tích cực bằng cách lặp lại lại các từ “tôi” đã hiểu. Câu hỏi để xác minh bạn hiểu được ý kiến của người khác một cách chính xác.
4. Tập trung vào hành vi, không phải tính cách
Khi đối phó với các vấn đề liên quan đến hiệu suất hoặc hành vi, hãy tách biệt cá nhân khỏi vấn đề. Tránh tấn công hay phân tích tính cách và thay vào đó tập trung vào những hành động hoặc hành vi cụ thể cần cải thiện.
Bí quyết: Sử dụng ngôn ngữ mô tả như “Tôi đã chú ý thấy…” hoặc “Trong trường hợp này…”, để nhấn mạnh tác động của hành vi của họ mà không tấn công tính cách của họ.