Dưới đây là 5 mẹo để tăng năng suất trong những vai trò bận rộn:

1. Sử dụng Ma trận Eisenhower để ưu tiên công việc

Ma trận Eisenhower là một công cụ đơn giản nhưng hiệu quả để phân loại và ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng của chúng. Chia các nhiệm vụ vào 4 phần theo sau:

– Khẩn trương & Quan trọng (Làm đầu tiên): Điểm đến hạn, khẩn cấp hoặc những vấn đề quan trọng cần được xử lý ngay lập tức.
– Không Khẩn trương nhưng Quan trọng (Lập lịch): Các dự án dài hạn, mối quan hệ hoặc cơ hội phát triển cá nhân quan trọng cho vai trò của bạn.
– Khẩn trương mà Không Quan trọng (Uỷ quyền): Những gián đoạn, email hoặc nhiệm vụ có thể được xử lý bởi người khác.
– Không Khẩn trương và Không Quan trọng (Xóa bỏ): Các yếu tố cản trở thời gian, xao lãng hoặc hoạt động không góp phần vào mục tiêu của bạn.

Bằng cách tập trung vào các công việc quan trọng nhất đầu tiên và uỷ quyền hoặc loại bỏ những nhiệm vụ không quá quan trọng, bạn sẽ có thể quản lý được những tình huống bận rộn hiệu quả hơn.

2. Sử dụng Kỹ thuật Pomodoro để các phiên làm việc hiệu quả

Kỹ thuật Pomodoro liên quan đến việc làm việc tập trung trong các đợt 25 phút, sau đó nghỉ ngơi 5 phút. Sau bốn chu kỳ, hãy nghỉ ngơi 15-30 phút. Kỹ thuật này giúp bạn:

– Tập trung và tránh chán nản
– Quản lý được sự xao lãng và gián đoạn
– Sử dụng thời gian hiệu quả trong những tình huống bận rộn

3. Đặt ranh giới với công nghệ

Những vai trò bận rộn có thể đòi hỏi nhiều nhưng công nghệ không nên kiểm soát cuộc sống của bạn. Hãy thiết lập các ranh giới bằng cách:

– Tắt thông báo cho các ứng dụng hoặc email không cần thiết
– Lập lịch cụ thể để kiểm tra tin nhắn hoặc mạng xã hội
– Thiết lập phản hồi tự động cho những truy vấn thường xuyên
– Sử dụng công cụ chặn trang web (ví dụ: Freedom, SelfControl) để giảm thiểu sự xao lãng

Bằng cách đặt các thói quen lành mạnh về công nghệ, bạn sẽ có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn và giảm căng thẳng.

4. Sử dụng công nghệ cho việc tự động hoá

Tự động hoá những nhiệm vụ lặp đi lặp lại có thể giải phóng thời gian quý giá cho những hoạt động cao tiêu chuẩn. Hãy sử dụng công nghệ để:

– Lập lịch đăng bài trên mạng xã hội hoặc gửi email
– Cài đặt nhắc nhở cho các điểm đến hạn hoặc hẹn găp
– Sử dụng công cụ quản lý dự án (ví dụ: Trello, Asana) để streamlining luồng và uỷ quyền nhiệm vụ
– Sử dụng công cụ tự động hoá email (ví dụ: Zapier, IFTTT) để giảm thiểu những nỗ lực thủ công

5. Tập trung vào chăm sóc bản thân cho sự bền vững tâm lý

Những vai trò bận rộn có thể gây ra căng thẳng về tâm lý. Để duy trì sức mạnh tâm lý:

– Đặt ưu tiên cho giấc ngủ và tập luyện để kiểm soát căng thẳng
– Lập lịch nghỉ ngơi để thiền hoặc thực hành ý thức sáng suốt
– Cài đặt mục tiêu và thời hạn thực tế để tránh chán nản
– Tìm kiếm sự hỗ trợ từ đồng nghiệp, cố vấn hay chuyên gia tâm lý khi cần

Bằng cách chăm sóc bản thân mình, bạn sẽ có thể đối phó với những tình huống bận rộn và duy trì năng suất của mình.