Tạo ấn tượng tốt đầu tiên trong cuộc họp là rất quan trọng để thiết lập niềm tin, sự đáng tin cậy và đặt tone cho tương lai các cuộc tương tác. Dưới đây là 5 mẹo hay giúp bạn tạo một ấn tượng tuyệt vời đầu tiên trong các cuộc họp:
1. Chuẩn bị giới thiệu của mình
Trước khi gặp nhau, nghiên cứu người tham gia, chức vụ của họ và chương trình nghị sự. Tạo một bản giới thiệu ngắn gọn cho thấy chuyên môn, kinh nghiệm hoặc những thành tựu liên quan của bạn. Thực hành trình bày nó một cách tự tin và tập trung (tối đa 30 giây). Điều này sẽ cho thấy rằng bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng, tự tin và thực sự quan tâm đến việc đóng góp vào cuộc thảo luận.
Ví dụ: “Xin chào tất cả mọi người. Tôi là [Tên của bạn], và tôi lãnh đạo nhóm tiếp thị tại XYZ Corp. Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong tiếp thị số, tôi sẽ chia sẻ cái nhìn sâu sắc về cách tăng tương tác với đối tượng mục tiêu.”
2. Kết nối bằng mắt và sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực
Cố gắng thiết lập mối quan hệ với mỗi người trong phòng bằng cách duy trì ánh mắt (10-15 giây cho một người). Mỉm cười, ngồi thẳng lưng và sử dụng các cử chỉ mở. Điều này cho thấy rằng bạn đang tham gia, nhiệt tình và tôn trọng thời gian của người khác.
Ví dụ: Khi giới thiệu bản thân hoặc chia sẻ ý kiến của mình, hãy duy trì ánh mắt trực tiếp với ít nhất một người trong phòng để xây dựng mối quan hệ.
3. Sử dụng lắng nghe tích cực
Lưu ý đến những gì người khác đang nói, đặt các câu hỏi thông minh và cho thấy sự quan tâm thực sự về quan điểm của họ. Điều này cho thấy rằng bạn coi trọng ý kiến của họ và cam kết tìm kiếm giải pháp có lợi cho cả đôi bên.
Ví dụ: Nếu ai đó đang chia sẻ một ý tưởng hoặc lo lắng, hãy gật đầu, duy trì ánh mắt và trả lời bằng câu hỏi như “Đó là một điểm thú vị. Bạn có thể nói thêm về cách điều này sẽ ảnh hưởng đến đội của chúng tôi?”
4. Đến sớm và chuẩn bị kỹ lưỡng
Lập kế hoạch để đến trước 10-15 phút cuộc họp để cho thấy rằng bạn đáng tin cậy, đáng tin tưởng và quan tâm đến thời gian của người khác. Mang tất cả các tài liệu cần thiết (ví dụ: tài liệu, laptop) và sẵn sàng tham gia vào các cuộc thảo luận.
Ví dụ: Nếu bạn đang lãnh đạo một đội hoặc trình bày một ý tưởng, hãy có một chương trình nghị sự rõ ràng, bản sao tay, hoặc công cụ trực quan để cho thấy kỹ lưỡng và tổ chức của bạn.
5. Hiển thị tính xác thực và nhiệt tình
Là chính mình, nhưng cũng cho thấy sự quan tâm chân thành đối với chủ đề hoặc dự án tại chỗ. Chia sẻ ý kiến, ý tưởng và mối quan ngại của bạn một cách trung thực, nhưng hãy làm điều đó trong một cách thức có tính xây dựng thêm giá trị cho cuộc thảo luận.
Ví dụ: Nếu bạn đang thảo luận về một dự án với các bên liên quan, hãy chia sẻ các ví dụ cụ thể về cách nó phù hợp với mục tiêu và mục tiêu của họ, cho thấy sự nhiệt tình về thành công của dự án đó.
Bằng cách kết hợp các mẹo này vào việc chuẩn bị và hành vi họp, bạn sẽ trên đường tạo một ấn tượng tốt đầu tiên trong các cuộc họp để lại tác động lâu dài!