Dưới đây là 5 bí quyết quản lý thời gian hiệu quả tại nơi làm việc:
1. Sắp xếp nhiệm vụ dựa trên Bảng phân tích Eisenhower
Bảng phân tích Eisenhower là một công cụ đơn giản nhưng hiệu quả để sắp xếp nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp và quan trọng của chúng. chia các nhiệm vụ thành bốn khu vực:
– Khẩn cấp và Quan trọng (Làm trước): Những hạn chót, trường hợp khẩn cấp hay những nhiệm vụ có hậu quả nghiêm trọng.
– Quan trọng nhưng Không Khẩn Cấp (Lịch): Mục tiêu dài hạn, mối quan hệ hoặc các nhiệm vụ quan trọng cho sự thành công trong tương lai.
– Khẩn Cấp nhưng Không Quan Trọng (Bàn giao): Những xáo trộn, thư điện tử hay những nhiệm vụ có thể được xử lý bởi người khác.
– Không Khẩn Cấp và Không Quan Trọng (Xóa bỏ): Những kẻ tiêu thời gian như mạng xã hội, email hoặc các cuộc họp không cần thiết.
2. Sử dụng Kỹ thuật Tomato
Kỹ thuật Tomato là một phương pháp quản lý thời gian được phát triển bởi Francesco Cirillo vào những năm 1980. Nó bao gồm việc làm việc trong những khoảng thời gian tập trung (gọi là “Tomato”) của 25 phút, sau đó nghỉ ngơi 5 phút. Sau bốn chu kỳ, hãy nghỉ ngơi lâu hơn từ 15-30 phút.
Kỹ thuật này giúp bạn tập trung và tránh cạn kiệt năng lượng bằng cách cung cấp những khoảng thời gian nghỉ ngơi đều đặn và giúp bạn duy trì tốc độ làm việc bền vững.
3. Lập kế hoạch cho ngày hôm sau vào buổi tối trước
Trước khi kết thúc công việc mỗi ngày, hãy lập kế hoạch cho các nhiệm vụ của ngày mai. Đây được gọi là “đặt lịch” hoặc “lập kế hoạch trước”. Nó giúp bạn:
– Xếp hạng các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp và quan trọng.
– Đặt mục tiêu thực tế và hạn chót hợp lý.
– Tránh tự đặt quá nhiều nhiệm vụ cho mình.
4. Sử dụng Công nghệ để lợi thế
Sử dụng các công cụ quản lý thời gian và ứng dụng như:
– Todoist: Ứng dụng quản lý nhiệm vụ cho phép bạn xếp hạng, tổ chức và lập lịch cho các nhiệm vụ của mình.
– RescueTime: Ứng dụng theo dõi số giờ bạn dành cho các hoạt động cụ thể, giúp bạn nhận ra thói quen tiêu thời gian không cần thiết.
– Google Calendar hoặc Microsoft Outlook: Lịch có thể giúp bạn đặt lịch hẹn, cuộc họp và hạn chót.
5. Đặt Nhiệm Vụ Cùng Loại Nhau Vào Một Lần
Lập các nhiệm vụ cùng loại để tối ưu hóa hiệu suất và giảm chi phí chuyển đổi (thời gian cần thiết để chuyển giữa các nhiệm vụ khác nhau). Ví dụ về các nhiệm vụ ghép bao gồm:
– Kiểm tra và trả lời tất cả email một lần.
– Gọi điện hoặc đặt lịch hẹn vào các đợt riêng biệt.
– Focusing vào dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể mà không bị gián đoạn.
Bằng cách thực hiện những bí quyết này, bạn sẽ có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn, tăng năng suất và giảm căng thẳng tại nơi làm việc.