1. การนั่งเต้นของบทบาทหลายอย่าง! มันอาจจะหนักใจ แต่ไม่ต้องกังวล เพราะฉันมีเคล็ดลับชีวิตที่จะช่วยให้คุณตั้งค่าระเบียบและการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือ 5 เคล็ดลับของชีวิตในการวางแผนและจัดระเบียบทำงานของคุณ:
1. ใช้ปฏิทินแบบอัลฟา
เก็บเวลารับการประชุม และกำหนดเวลาสิ้นสุดการทำงานในสถานที่เดียว โดยใช้ปฏิทินแบบอัลฟา (physical planner) หรือเป็นเครื่องมือดิจิตอล เช่น Google Calendar หรือ Apple Calendar. ตั้งเตือนและข้อความแจ้งเตือนเพื่อให้คุณไม่พลาดการประชุมสำคัญ
2. มอบลำดับความสำคัญโดยใช้ Eisenhower Matrix
อัลฟาเมทริกซ์ของไอเซนฮาวเวอร์ เป็นเครื่องมือตัดสินใจอย่างง่ายแต่มีประสิทธิภาพในการช่วยคุณตั้งค่าลำดับความสำคัญตามความเร่งด่วนและความจำเป็น ตกแต่งงานของคุณใน 4 สี่เหลี่ยม:
– เร่งด่วนและมีความจำเป็น: ทำอย่างแรก
– ไม่เร่งด่วนและมีความจำเป็น: กำหนดเวลา
– เร่งด่วน แต่ไม่จำเป็น: แสดงความสำคัญให้คนอื่นรู้
– ไม่เร่งด่วน และไม่จำเป็น: ระบบออก
3. สร้าง “List ไม่ทำ”
เมื่อคุณได้รับบทบาทหลายอย่างแล้ว มันง่ายที่จะหนักใจเกินไป ด้วยการมอบหมายงานและความรับผิดชอบ ใช้กระดาษหรือกล่องผ่านแอปพลิเคชันเพื่อเขียนรายการที่ไม่จำเป็นต้องทำซ้ำ หรือสามารถส่งต่อให้ผู้อื่นได้ จะทำให้คุณมีเวลารับใช้ตัวเองและจัดความก้าวหน้าในเรื่องสำคัญ
4. ใช้เทคนิคการแบ่งเวลา
การแบ่งเวลา (Time-Blocking) คือการใช้เวลาเป็นช่วงๆ นี้ สนับสนุนการจัดตั้งเวลาสำหรับงานพิเศษแต่ละอย่าง แบ่งส่วนเวลาต่อเนื่องสำหรับการทำงานที่สำคัญมากขึ้น ลดการทำงานหลายอย่างที่มีอาการไม่ค่อยสามารถรับได้
5. ตั้งค่านวัติและเรียนรู้ที่จะตอบ “ไม่ใช่”
เมื่อคุณมีบทบาทหลายอย่าง การตั้งวัตถุประสงค์ให้ชัดเจนกับคนที่เกี่ยวข้องในงานแต่ละอย่าง จะทำให้คุณสามารถเข้าใจได้ดีขึ้น และลดการผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น
เคล็ดลับเพิ่มเติม:
– สื่อสารด้วยประสิทธิภาพ กับผู้คนในแต่ละงาน เพื่อให้แน่ใจว่ามีการตั้งค่าความคาดหวังที่ชัดเจน และลดความยุ่งยาก
– ส่งงานให้ผู้อื่น เมื่อต้องทำได้ เพื่อให้คุณมีเวลาทำงานที่จำเป็นมากขึ้น
– ตรวจสอบและปรับเปลี่ยน วางแผนของแต่ละงานอย่างสม่ำเสมอ เพื่อดูว่าวิธีการทำงานในแต่ละคนได้รับการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร
– พักผ่อน และปฏิบัติความดีแก่ตัวเอง เพื่อให้คุณมีความสามารถในการรับงานได้มากขึ้นและไม่เสียกำลังใจ
จำไว้ว่าการวางแผนเวลาทำงานของทุกคนเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่อง เมื่อคุณใช้เคล็ดลับเหล่านี้ และปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับความต้องการของคุณ คุณจะสามารถจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และกำหนดลำดับความสำคัญของงานในแต่ละคนได้ดีขึ้น