Dito ang 5 pangunahing pamamaraan sa pag-organisa ng oras para sa mabuting pamamaraan sa pagpaplano ng panahon sa trabaho:
1. Pumapayag sa mga Gawain Gamit ang Eisenhower Matrix
Ang Eisenhower Matrix ay isang madaling at epektibong kagamitan upang pampayagan ang mga gawain batay sa kanilang uri at kahalagahan. Ibarat ang mga gawain mo sa apat na kuwadrante:
– Nakakahadlangan & Nakahalaga (Una): Pagkawala, krisis, o mga gawain na may kaakit-akit na epekto.
– Nakahalaga ngunit Hindi Nakakahadlangan (Agenda): Panahong pang-mabuti, relasyon, o mga gawain na mahalaga para sa pag-unlad ng kinabukasan.
– Nakakahadlangan ngunit Hindi Nakahalaga (Iwas): Pagpapausok, email, o mga gawain na maaaring gagawin ng iba.
– Hindi Nakakahadlangan at Hindi Nakahalaga (Lisin): Manggagawa sa panahon, tulad ng social media, email, o mga pagtitipon na hindi mahalaga.
2. Gamit ang Pamamaraang Pomodoro
Ang Pamamaraang Pomodoro ay isang pamamaraan sa pagpaplano ng oras na binuo ni Francesco Cirillo noong 1980s. Inilalahok ang paggawa sa mga panahon (tinatawag na “Pomodoros”) ng 25 minutos, sumunod ang isang 5-minutong paghihintay. Matapos ang apat na mga siklo, umaakit ng mas mahabang paghihintay ng 15-30 minuto.
Ang pamamaraang ito ay nagpapahintulot sa iyo na manatiling nakatuon at maiwasan ang pagkawala ng lakas sa trabaho sa pamamagitan ng pagsasagawa ng pang-regular na mga paghihintay at pagtulong sa iyo sa paghahawak ng isang makabuluhang pagtatrabaho.
3. Mag-Schedule ka ng Paggawa mo ng Gabi Bago Mag-Alala
Bago umalis sa trabaho araw-araw, mag-schedule ng mga gawain mo para sa susunod na araw. Ang ito ay tinatawag na “pagbublo” o “pamumusla bago.” Ito ay nagtutulungan:
– Mapapayagan ang mga gawain batay sa kanilang uri at kahalagaan.
– Mag-set ng mga marka tiyak at pang-deadline.
– Maiwasan ang pag-overcommit ka ng maraming gawain.
4. Gamit ang Teknolohiya sa Pagkakataon Mo
Kapakinabangan ang mga pamamaraang pagpaplano ng oras at aplikasyon, tulad:
– Todoist: Isang app na nagpapayagan sa iyo upang mapaunlakan, organisa, at mag-schedule ng mga gawain mo.
– RescueTime: Isang app na nagtuturo kung gaano kang nakalagpas sa oras sa partikular na mga aktibidad, tulong sa pag-identipika ng mga panahong pang-manggagawa sa pamamagitan ng mga pagnanais.
– Google Calendar o Microsoft Outlook: Mga kalendaryo ay nagtutulungan sa iyo sa mag-schedule ng mga apanin, mga pagtitipon, at mga marka tiyak.
5. Gawain ang Mga Pambihirang Gawain Sa Isang Paglipat
Kumilos ng mga pangkalahatang gawain sa isang paglipat upang mag-maximize ng epektibidad at maiwasan ang pagbabago ng gastos (panahon na gagamitin para sa pagbabagong pagitan ng mga iba’t-ibang mga gawain). Halimbawa ng mga pangkalahatang gawain ay:
– Pagtatanong at pagsagot ng lahat ng mga email sa isang paglipat.
– Gumawa ng mga panunuluyan o mag-schedule ng mga apanin sa bantay.
– Focusing sa isang partikular na proyekto o gawain sa walang pagpapalibutan.