Berikut 5 tips sederhana untuk tetap terorganisir dalam peran karier yang kompleks:
1. Gunakan Matrix Eisenhower
Matrix Eisenhower adalah alat pengambilan keputusan yang membantu Anda menentukan prioritas tugas berdasarkan urgensi dan pentingnya. Terdiri dari empat kuadran:
– Urgen & Penting (Lakukan Pertama): Deadline, emergensi atau tugas kritis yang memerlukan perhatian mendadak.
– Tidak Urgen & Penting (Jadwalkan): Tujuan jangka panjang, perencanaan dan tugas proaktif.
– Urgen & Tidak Penting (Delegasikan): Interupsi, email atau pertemuan yang dapat diatasi oleh orang lain.
– Tidak Urgen & Tidak Penting (Hapus): Aktivitas menghabiskan waktu, seperti email tidak esensial atau media sosial.
Gunakan matrix ini untuk mengategorikan tugas Anda dan fokus pada tugas paling kritis terlebih dahulu.
2. Implementasikan Sistem Pengelolaan Tugas
Sistem pengelolaan tugas membantu Anda memantau projek-projek dan deadline. Pertimbangkan menggunakan alat seperti:
– Trello: Papan visual untuk mengorganisir tugas dan projek.
– Asana: Alat manajemen proyek yang menugaskan tugas, mengatur deadline dan melacak kemajuan.
– Evernote: Aplikasi catatan yang memungkinkan Anda mengelola tugas, ide dan penelitian.
Pilih sistem yang sesuai dengan gaya kerja Anda dan integrasikan ke dalam rutinitas harian Anda.
3. Manfaatkan Kalender Anda dengan Efektif
Kalender Anda adalah alat kuat untuk tetap terorganisir. Gunakan untuk:
– Blok Waktu Fokus: Jadwalkan blok waktu tanpa gangguan untuk tugas kritis.
– Jadwalkan Istirahat: Buat waktu untuk diri sendiri, olahraga atau meditasi untuk menjaga produktivitas dan energi Anda.
– Tetapkan Ingatan: Alarmkan diri Anda tentang deadline, pertemuan atau acara yang akan datang.
Gunakan kalender Anda untuk menentukan prioritas tugas dan membuat jadwal yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
4. Gunakan Daftar “Hentikan Melakukan”
Dalam peran karier kompleks, mudah mengumpulkan tugas-tugas tidak perlu dan tanggung jawab. Buatlah daftar “hentikan melakukan” untuk menemukan aktivitas yang:
– Tidak lagi sesuai dengan tujuan Anda
– Menghabiskan waktu atau energi
– Dapat di delegasikan atau di otomatisasi
Ikuti daftar ini secara teratur dan hapus atau delegasikan tugas-tugas yang tidak lagi membantu.
5. Latih Prioritasi dan Blok Waktu
Prioritaskan tugas berdasarkan dampak, kompleksitas dan deadline. Gunakan waktu bloking untuk menjadwalkan tugas spesifik untuk setiap blok waktu. Contoh:
– Pagi: Jawab email darurat atau membuat panggilan kritis.
– Siang: Fokus pada tugas kompleks yang memerlukan kontribusi intens.
– Petang: Tinjau kemajuan, perbarui daftar tugas dan rencanakan untuk keesokan harinya.
Dengan mengprioritaskan tugas dan jadwal dengan bloking waktu, Anda akan tetap fokus dan menghindari konteks switching.