Dưới đây là 5 mẹo hay để giúp bạn viết email hiệu quả hơn bằng ngôn ngữ nước ngoài:

1. Sử dụng máy phiên dịch trực tuyến, nhưng hãy kiểm tra lại

Máy phiên dịch trực tuyến như Google Translate hoặc DeepL có thể hữu ích khi cần hiểu được ý nghĩa của tin nhắn, đặc biệt nếu bạn không có thời gian. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng kết quả không phải lúc nào cũng hoàn hảo. Kiểm tra lại phiên dịch để đảm bảo nó truyền tải được ý nghĩa và tone mong muốn.

Mẹo: Sử dụng máy phiên dịch để tạo bản nháp ban đầu, sau đó xem xét và chỉnh sửa cẩn thận để tránh những lỗi đáng xấu hổ.

2. Bẻ nhỏ ý tưởng phức tạp thành câu đơn giản

Khi viết email bằng ngôn ngữ nước ngoài, dễ dàng bị cuốn vào các câu dài và phức tạp. Để tránh sự lẫn lộn, hãy chia nhỏ thông điệp của bạn thành các câu ngắn gọn hơn, tập trung vào một ý chính một lúc.

Mẹo: Sử dụng nguyên tắc “KISS” (Giữ nó đơn giản, Đồ đùa!) và ưu tiên rõ ràng hơn là hoàn hảo về ngữ pháp hoặc từ vựng.

3. Sử dụng tiêu đề rõ ràng và ngắn gọn

Tiêu đề thường là thứ đầu tiên người nhận thấy khi mở email của bạn. Hãy đảm bảo rằng nó truyền tải được mục đích của email và thu hút sự chú ý.

Mẹo: Giữ các tiêu đề ngắn gọn (dưới 5 từ) và mô tả, sử dụng các từ khóa phù hợp với nội dung của email.

4. Kiểm tra lại cho các nuance văn hóa

Ngôn ngữ không chỉ là về ngữ pháp và từ vựng; đó còn là về ngữ cảnh và sắc thái văn hóa. Hãy chú ý đến những cụm từ, trạng ngữ và cách biểu đạt có thể đặc biệt trong ngôn ngữ bản địa hoặc văn hóa của bạn.

Mẹo: Nghiên cứu các khác biệt văn hóa phổ biến trong phong cách giao tiếp (ví dụ: trực tiếp vs. gián tiếp) và thích nghi email theo đó.

5. Sử dụng từ vựng đơn giản, chuyên nghiệp

Khi viết bằng ngôn ngữ nước ngoài, dễ bị lừa bởi kỹ thuật ngữ pháp hoặc từ vựng phức tạp để nghe như một người thông minh hơn. Bỏ qua nó! Ngôn ngữ rõ ràng, đơn giản thường hiệu quả hơn là các từ vựng showy có thể bị hiểu nhầm.

Mẹo: Focal về việc sử dụng từ vựng cơ bản và hàng ngày và tránh sử dụng các từ hoặc cụm từ không quen thuộc với người không nói ngôn ngữ mẹ đẻ.

Bằng cách tuân theo những lời khuyên này, bạn sẽ sẵn sàng viết email hiệu quả bằng ngôn ngữ nước ngoài. Chúc bạn may mắn!