Đây là 5 mẹo cho việc sắp xếp và quản lý các tệp tin số, cùng với một số ứng dụng và thiết bị tốt nhất giúp bạn làm được điều đó:
1. Tạo hệ thống lưu trữ đám mây tập trung với Google Drive hoặc Microsoft OneDrive
Mẹo: Thiết lập một hệ thống lưu trữ đám mây tập trung để mọi tệp tin quan trọng của bạn đều có thể truy cập từ bất kỳ đâu.
Ứng dụng/Thiết bị tốt nhất: Google Drive (miễn phí) hoặc Microsoft OneDrive (từ $6.99/tháng)
Lời khuyên:
– Thiết lập các thư mục và nhãn để phân loại tệp tin của bạn.
– Sử dụng tính năng “Recently used” trong Google Drive hoặc OneDrive để tìm kiếm nhanh chóng các tệp tin thường xuyên sử dụng.
– Đồng bộ hóa lưu trữ đám mây trên tất cả các thiết bị của bạn để có truy cập trơn tru.
2. Tự động hóa việc sắp xếp tệp tin với Hazel
Mẹo: Sử dụng công cụ tự động hóa mạnh mẽ để sắp xếp và phân loại tệp tin dựa trên các quy tắc và tiêu chí cụ thể.
Ứng dụng/Thiết bị tốt nhất: Hazel (từ $32,50/năm)
Lời khuyên:
– Thiết lập các quy tắc tùy chỉnh để tự động di chuyển, sao chép hoặc xóa tệp tin dựa trên metadata của chúng (ví dụ: loại tệp, ngày tạo, v.v.).
– Sử dụng tính năng “Watch Folders” trong Hazel để theo dõi các thư mục cụ thể và áp dụng các quy tắc tương ứng.
– Liên kết Hazel với các ứng dụng và dịch vụ khác để tăng cường khả năng sử dụng.
3. Tạo kho lưu trữ tệp tin số an toàn với lưu trữ mã hóa
Mẹo: Bảo vệ các tệp tin nhạy cảm bằng cách sử dụng lưu trữ đám mây an toàn, chỉ cho phép truy cập được phép.
Ứng dụng/Thiết bị tốt nhất: pCloud (từ $7.99/tháng) hoặc Tresorit (từ $12.90/tháng)
Lời khuyên:
– Chọn ứng dụng cung cấp mã hóa zero-knowledge và xác thực hai yếu tố.
– Thiết lập một thư mục riêng biệt cho tệp tin nhạy cảm và chia sẻ nó với người được ủy quyền sử dụng các tính năng quản lý truy cập.
– Cập nhật thường xuyên mật khẩu và cài đặt bảo mật để đảm bảo an toàn tối đa.
4. Sử dụng nhãn và từ khóa để tìm kiếm tệp tin
Mẹo: Sử dụng nhãn metadata và từ khóa để tìm kiếm nhanh chóng các tệp tin cụ thể, giảm nhu cầu tìm kiếm thủ công.
Ứng dụng/Thiết bị tốt nhất: Microsoft OneDrive (từ $6.99/tháng) hoặc Dropbox (miễn phí)
Lời khuyên:
– Thiết lập nhãn và từ khóa tùy chỉnh để phân loại tệp tin dựa trên nội dung của chúng.
– Sử dụng tìm kiếm tự nhiên để tìm tệp tin bằng cách sử dụng cụm từ và câu văn bản.
– Liên kết với các ứng dụng khác, chẳng hạn như các công cụ email hoặc các công cụ quản lý dự án, cho truy cập trơn tru vào tệp tin.
5. Tạo hệ thống lưu trữ tệp số tùy chỉnh với File Explorer
Mẹo: Tùy chỉnh trình duyệt tệp trên máy tính hoặc thiết bị di động của bạn để tạo hệ thống lưu trữ tệp số tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của bạn.
Ứng dụng/Thiết bị tốt nhất: Windows 10 File Explorer (miễn phí) hoặc macOS Finder (miễn phí)
Lời khuyên:
– Thiết lập các thư mục, nhãn và trường metadata tùy chỉnh để sắp xếp tệp tin.
– Sử dụng các bộ lọc và tính năng tìm kiếm trong-built để nhanh chóng tìm tệp tin cụ thể.
– Tạo nhiều hệ thống lưu trữ tệp khác nhau cho các dự án hoặc khách hàng riêng biệt, mỗi hệ thống đều có các quy tắc và quyền truy cập riêng.
Bằng cách thực hiện những mẹo này và tận dụng các ứng dụng và thiết bị tốt nhất có sẵn, bạn sẽ có thể quản lý hiệu quả tệp tin số của mình, tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng.