Dưới đây là 5 thủ thuật để sử dụng điện tử giúp tối ưu hóa công việc của bạn:
1. Sử dụng ứng dụng quản lý nhiệm vụ để duy trì tổ chức
Các công cụ như Trello, Asana hoặc Todoist có thể giúp bạn kiểm soát được nhiều nhiệm vụ và dự án đồng thời. Bạn có thể tạo bảng, danh sách và thẻ để tổ chức các nhiệm vụ, đặt hạn ngạch và chỉ định ưu tiên cho chúng. Những ứng dụng này cũng cho phép bạn hợp tác với thành viên nhóm, theo dõi tiến độ và nhận thông báo.
Thủ thuật: Cài đặt một danh sách “Hoàn thành” hàng ngày trong Todoist để theo dõi nhiệm vụ đã hoàn thành và đánh giá những kết quả đạt được.
2. Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại với các tiện ích mở rộng trình duyệt
Tiện ích mở rộng trình duyệt như IFTTT (Nếu Điều này Thì Đó), Zapier hoặc AutoHotkey có thể tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như:
– Điền thông tin đã sẵn sàng vào các biểu mẫu
– Sao chép và dán văn bản sang nhiều trang web khác nhau
– Gửi email tự động hoặc nhắc nhở
Thủ thuật: Sử dụng IFTTT để tạo công thức tự động lưu trữ những bài viết yêu thích của bạn trong Evernote cho việc đọc sau này.
3. Tối ưu hóa quản lý email với bộ lọc email
Các chương trình email như Gmail, Outlook hoặc Thunderbird cho phép bạn thiết lập bộ lọc để tự động hóa tổ chức và quản lý thư mục thư. Bạn có thể:
– Tạo quy tắc để phân loại email vào các thư mục cụ thể
– Thiết lập trả lời tự động cho những câu hỏi thường xuyên
– Sử dụng từ khóa để đánh dấu các tin nhắn quan trọng
Thủ thuật: Sử dụng tính năng “Canned Responses” của Gmail để tiết kiệm thời gian trả lời những email lặp đi lặp lại.
4. Sử dụng trợ lý giọng nói để đa nhiệm
Trợ lý giọng nói như Siri, Google Assistant hoặc Alexa có thể giúp bạn thực hiện các nhiệm vụ khi giữ tay tự do cho việc quan trọng hơn. Bạn có thể sử dụng chúng để:
– Gửi tin nhắn hoặc gọi điện
– Đặt nhắc nhở hoặc lịch hẹn
– Tìm kiếm trên web hoặc truy cập thông tin
Thủ thuật: Sử dụng trợ lý giọng nói để tạo và gửi lời mời họp hoặc lên lịch hẹn.
5. Tối ưu hóa hiệu suất máy tính bằng các gợi ý tùy chỉnh
Nhiều hệ điều hành cho phép bạn tùy chỉnh các phím tắt để thực hiện nhiệm vụ thường xuyên nhanh chóng hơn. Bạn có thể:
– Tạo phím tắt cho những ứng dụng thường sử dụng
– Cài đặt các động tác chuột để truy cập vào những hành động cụ thể
– Sử dụng hotkeys để chuyển đổi giữa cửa sổ hoặc ứng dụng
Thủ thuật: Sử dụng phần mềm sản xuất như AutoHotkey để tạo phím tắt tùy chỉnh và tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.
Những thủ thuật này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất và nâng cao năng suất trong suốt cả ngày làm việc. Bằng cách tối ưu hóa dòng công việc của mình với điện tử, bạn sẽ có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn và đạt được mục tiêu nhanh chóng hơn!