Dưới đây là 5 kỹ thuật tăng hiệu suất làm việc để tổ chức tập tin của bạn sử dụng thiết bị điện tử:

1. Thư mục Lưu trữ trên đám mây: Sử dụng dịch vụ lưu trữ trên đám mây như Google Drive, Dropbox hoặc OneDrive để tạo các thư mục riêng biệt cho từng dự án hay khách hàng cụ thể. Bằng cách này, bạn có thể truy cập tập tin của mình từ bất kỳ đâu và giữ chúng đồng bộ trên tất cả thiết bị của mình.

Kỹ thuật tăng hiệu suất: Tạo một “Thư mục Dự án” với các thư mục con cho mỗi dự án, và trong từng thư mục dự án, hãy có các thư mục như “Tài liệu”, “Hình ảnh”, và “Ghi chú họp” để phân loại tập tin hơn nữa.

2. Ứng dụng Lưu ý kỹ thuật số: Sử dụng ứng dụng lưu ý kỹ thuật số như Evernote, OneNote hoặc Simplenote để tổ chức các ghi chú cuộc họp, nhiệm vụ, và thông tin liên quan khác tới công việc. Những ứng dụng này thường cho phép bạn nhãn, tìm kiếm, và lọc ghi chú của mình để dễ dàng truy cập.

Kỹ thuật tăng hiệu suất: Tạo một bản mẫu cho ghi chú họp với các phần như ngày, người tham gia, chương trình, và quyết định đã được đưa ra. Sử dụng nhãn để phân loại ghi chú theo dự án hay khách hàng cụ thể.

3. Hệ thống sao lưu tự động: Thiết lập hệ thống sao lưu tự động sử dụng dịch vụ như Backblaze, Acronis hoặc EaseUS Todo Backup để đảm bảo tập tin của bạn được an toàn trong trường hợp thất bại của thiết bị hoặc mất dữ liệu.

Kỹ thuật tăng hiệu suất: Lập lịch trình sao lưu chạy hàng ngày, tuần, và tháng để duy trì nhiều phiên bản của tập tin và ngăn chặn mất dữ liệu.

4. Đặt nhãn và phân loại kỹ thuật số: Sử dụng công cụ đặt nhãn kỹ thuật số như TagSpaces hoặc chức năng nhãn trong File Explorer để phân loại và tổ chức tập tin theo dự án, khách hàng, hạn nộp, hoặc các tiêu chí có liên quan khác.

Kỹ thuật tăng hiệu suất: Tạo một hệ thống của màu sắc để đại diện cho các hạng mục khác nhau (ví dụ: đỏ cho dự án cấp bách, xanh cho dự án đang tiến hành).

5. Chức năng quản lý nhiệm vụ được tích hợp: Kết nối công cụ quản lý nhiệm vụ như Trello, Asana hoặc Jira với dịch vụ lưu trữ trên đám mây để tạo một trung tâm tập trung tất cả tập tin và nhiệm vụ của bạn.

Kỹ thuật tăng hiệu suất: Sử dụng bảng Trello để tổ chức các nhiệm vụ theo dự án, và gắn thêm file từ dịch vụ lưu trữ trên đám mây trực tiếp lên từng thẻ nhiệm vụ. Bằng cách này, bạn có thể truy cập cùng lúc cả tập tin và nhiệm vụ liên quan của mình ở một nơi.

Bằng việc thực hiện những kỹ thuật tăng hiệu suất này, bạn sẽ có thể streamlining luồng công việc, giảm căng thẳng và tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên cao.