Những niềm vui của việc làm từ xa! Mặc dù nó mang lại sự linh hoạt và thoải mái, nhưng nó cũng có thể dẫn đến trì hoãn, phân tâm, và bất tổ chức. Không cần lo lắng! Dưới đây là 5 mẹo hay để sử dụng điện tử duy trì sự tổ chức trong khi làm việc từ xa:
1. Ứng dụng quản lý nhiệm vụ:
– Sử dụng ứng dụng như Trello, Asana, hoặc Todoist để tạo bảng, danh sách và nhiệm vụ.
– Cài đặt nhắc nhở, ngày hết hạn và thông báo để giữ cho bạn luôn tập trung.
– Xác định ưu tiên nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng và hạn ngạch sử dụng phương pháp Matríx Eisenhower.
2. Công cụ ghi chú kỹ thuật số:
– Sử dụng ứng dụng ghi chú kỹ thuật số như Evernote, OneNote hoặc Simplenote để ghi lại cuộc họp, ý tưởng và nghiên cứu.
– Lợi dụng tính năng ghi âm bằng giọng nói hoặc công cụ gõ chữ tay để có thể ghi chú mà không cần sử dụng bàn phím.
– Sử dụng thẻ tổ chức, thư mục hoặc cuốn vở để phân loại các ghi chú và giữ chúng dễ tiếp cận.
3. Theo dõi thời gian và bộ tăng cường tập trung:
– Thực hiện công cụ theo dõi thời gian như Toggl, Harvest hoặc RescueTime để theo dõi thời gian bạn dành cho nhiệm vụ nào.
– Cài đặt đồng hồ Pomodoro (25 phút làm việc + 5 phút nghỉ) sử dụng ứng dụng như Tomato Timer hoặc Focus Booster.
– Sử dụng công cụ chặn trang web như Freedom hoặc SelfControl để loại bỏ phân tâm và giữ tập trung.
4. Quản lý tài liệu trung tâm:
– Lưu trữ tất cả các tài liệu, tệp và vật liệu dự án vào dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox hoặc Microsoft OneDrive.
– Sử dụng thư mục, nhãn và tính năng chia sẻ để giữ cho thành viên nhóm và người có liên quan cập nhật.
– Cài đặt kiểm soát phiên bản tự động và công cụ hợp tác không gián đoạn để làm việc cùng nhau một cách trơn tru.
5. Tự động hóa và lập lịch:
– Tự động hóa nhiệm vụ lặp lại sử dụng Zapier hoặc IFTTT (Nếu điều này thì như thế đó) tích hợp với ứng dụng yêu thích của bạn.
– Lập lịch các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, cuộc họp và nhắc nhở sử dụng ứng dụng lịch như Google Calendar hoặc Apple Calendar.
– Sử dụng công cụ quản lý email như Boomerang hoặc Sanebox để lọc spam, tự động trả lời và ưu tiên tin nhắn quan trọng.
Bằng cách đưa các mẹo này vào thói quen làm việc từ xa của bạn, bạn sẽ được trang bị tốt hơn để quản lý thời gian, tập trung và duy trì sự tổ chức – ngay cả khi làm việc từ thoải mái của ngôi nhà mình!