นี่คือ 5 เทคนิคชีวิตในการจัดระเบียบไฟล์กับเครื่องจักรไฟฟ้า:
1. โฟลเดอร์คลาวด์สตอเรจ: ใช้บริการคลาวด์สตอเรจ เช่น Google Drive, Dropbox หรือ OneDrive เพื่อสร้างโฟลเดอร์ที่แยกกันสำหรับโครงการหรือลูกค้าแต่ละคน อย่างนี้ คุณจะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้จากทุกที่ และเก็บไว้เชื่อมโยงกับทุกอุปกรณ์
เทคนิคชีวิต: สร้างโฟลเดอร์ “Projects” พร้อมโฟลเดอร์นested สำหรับโครงการแต่ละโครงการ และในโฟลเดอร์โครงการแต่ละครั้ง ให้มีโฟลเดอร์ “Documents”, “Photos”, และ “Meeting Notes” เพื่อจัดระเบียบไฟล์ได้
2. แอปพลิเคชันโน้ตบุ๊ก ใช้แอปพลิเคชันโน้ตบุ๊คเช่น Evernote, OneNote หรือ Simplenote เพื่อจัดระเบียบการเขียนโน้ตในการประชุม รายงานความคืบหน้า และข้อมูลเกี่ยวกับงานที่ทำงานอยู่ แอปพลิเคชันนี้มักให้ใช้แท็ก การค้นหา และการกรองผลลัพธ์ในการรับรู้ได้ง่าย
เทคนิคชีวิต: สร้างเทมเพลตสำหรับการเขียนโน้ตประชุม โดยมีส่วนสำหรับวันที่ ผู้เข้าร่วม อジェนดา และการตัดสินใจที่สำคัญ ใช้แท็กจัดระเบียบการเขียนโน้ตตามโครงการหรือลูกค้าแต่ละคน
3. ระบบบэกอัพแบบอัตโนมัติ ตรงจุดตั้งระบบบูคัพแบบอัตโนมัติด้วยบริการเช่น Backblaze, Acronis หรือ EaseUS Todo Backup เพื่อให้มั่นใจว่าไฟล์จะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยในกรณีที่เครื่องใช้งานไม่ได้หรือขาดหาย
เทคนิคชีวิต: กำหนดให้การบูคัพอัตโนมัติทำงานทุกวัน ทุกสัปดาห์ และทุกเดือน เพื่อให้มีการเก็บหลายครั้งและป้องกันการสูญเสียข้อมูล
4. จัดระเบียบและการระบุข้อความ ใช้เครื่องมือเช่น TagSpaces หรือ ฟีเจอร์การระบุข้อความใน File Explorer เพื่อจัดระเบียบและจัดไฟล์ตามโครงการ ลูกค้า ขั้นต้นงาน หรือข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
เทคนิคชีวิต: สร้างระบบการใช้สีเพื่อแทนหมวดหมู่ต่างๆ (เช่น สีแดงสำหรับโครงการที่ด่วน สีฟ้าสำหรับโครงการที่ดำเนินอยู่)
5. การผสมผสานการบริหารงาน ผสมผสานเครื่องมือในการบริหารงาน เช่น Trello, Asana หรือ Jira กับบริการคลาวด์สตอเรจ เพื่อสร้างศูนย์กลางที่สมบูรณ์แบบสำหรับไฟล์และงานของทุกงาน
เทคนิคชีวิต: ใช้ Trello board เพื่อจัดระเบียบงานตามโครงการ และแนบไฟล์ที่เก็บไว้ในบริการคลาวด์สตอเรจโดยตรงถึงแต่ละการ์ดใน Trello ในวิธีนี้ คุณจะได้รับเข้าถึงทั้งไฟล์และงานที่เกี่ยวข้องในครั้งเดียว
การนำเทคนิคชีวิตเหล่านี้ไปใช้ จะทำให้คุณสามารถลดความเครียดและจัดลำดับความสำคัญของงานที่สำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น