Berikut 5 cara efektif untuk mengatur berkas digital Anda beserta beberapa aplikasi dan perangkat keras yang dapat membantu:
1. Buat Sistem Penyimpanan Cloud dengan Google Drive atau Microsoft OneDrive
Cara Efektif: Set up sebuah sistem penyimpanan cloud sentral, di mana semua berkas penting bisa diakses dari manapun.
Aplikasi/Perangkat Keras Terbaik: Google Drive (gratis) atau Microsoft OneDrive (mulai dari $6.99/bulan)
Tips:
– Buat folder dan label untuk mengkategori berkas.
– Gunakan fitur “Terakhir Dibuka” di Google Drive atau OneDrive untuk menemukan berkas yang sering dibuka dengan cepat.
– Sinkronkan penyimpanan cloud Anda ke semua perangkat Anda untuk akses tanpa hambatan.
2. Otomatisasi Pengaturan Berkas dengan Hazel
Cara Efektif: Gunakan alat otomatisasi yang kuat untuk mengatur dan menyortir berkas berdasarkan aturan dan kriteria tertentu.
Aplikasi/Perangkat Keras Terbaik: Hazel (mulai dari $32.50/tahun)
Tips:
– Buat aturan custom untuk menggerakkan, menyalin, atau menghapus berkas berdasarkan metadata (misalnya, jenis file, tanggal dibuat, dll).
– Gunakan fitur “Watch Folders” di Hazel untuk memantau folder tertentu dan menerapkan aturan secara otomatis.
– Integrasi Hazel dengan aplikasi lain dan layanan untuk meningkatkan fungsi.
3. Buat Vault Berkas Digital dengan Penyimpanan yang Dikripsi
Cara Efektif: Perlindungi berkas sensitif dengan penyimpanan yang dikripsi yang hanya memungkinkan akses yang diotorisasi.
Aplikasi/Perangkat Keras Terbaik: pCloud (mulai dari $7.99/bulan) atau Tresorit (mulai dari $12.90/bulan)
Tips:
– Pilih aplikasi yang menawarkan enkripsi zero-knowledge dan otentikasi dua faktor.
– Buat folder terpisah untuk berkas sensitif dan bagikan dengan individu yang dipercaya menggunakan kontrol akses.
– Rutin update kata sandi dan pengaturan keamanan Anda untuk memastikan perlindungan maksimal.
4. Gunakan Tag dan Kunci Kata untuk Mencari Berkas
Cara Efektif: Gunakan tag metadata dan kunci kata untuk menemukan berkas tertentu dengan cepat, mengurangi kebutuhan pencarian manual.
Aplikasi/Perangkat Keras Terbaik: Microsoft OneDrive (mulai dari $6.99/bulan) atau Dropbox (gratis)
Tips:
– Buat tag custom dan kunci kata untuk mengkategori berkas berdasarkan konten.
– Gunakan pencarian bahasa alami untuk menemukan berkas menggunakan kalimat dan frase.
– Integrasi dengan aplikasi lain, seperti klien email atau alat manajemen proyek, untuk akses berkas yang lancar.
5. Buat Sistem Penyimpanan Berkas Digital yang Disesuaikan dengan File Explorer
Cara Efektif: Sesuaikan file explorer di komputer atau perangkat mobile Anda untuk membuat sistem penyimpanan berkas yang disesuaikan yang sesuai kebutuhan Anda.
Aplikasi/Perangkat Keras Terbaik: Windows 10 File Explorer (gratis) atau macOS Finder (gratis)
Tips:
– Buat folder, label, dan lapangan metadata untuk mengatur berkas.
– Gunakan fitur bawaan filter dan pencarian untuk menemukan berkas tertentu dengan cepat.
– Buat beberapa sistem penyimpanan berkas untuk proyek atau klien yang berbeda, masing-masing memiliki aturan dan kontrol aksesnya sendiri.