Berikut adalah 5 kiat produktivitas untuk meningkatkan manajemen tugas dengan perangkat manajemen tugas:
1. Gunakan Hub Sentral Manajemen Tugas:
Investasikan dalam satu platform berbasis awan seperti Trello, Asana, atau Todoist yang memungkinkan Anda mengelola semua tugas, proyek, dan batas waktu di satu tempat. Ini membantu mengurangi biaya penggantian antara beberapa aplikasi, menyimpan waktu, dan meningkatkan fokus.
Kiat: Atur hub manajemen tugas untuk sinkron dengan kalender Anda, sehingga dapat memasang waktu spesifik untuk setiap tugas, mengurangi beban mental dan membuatnya lebih mudah menentukan prioritas tugas.
2. Manfaatkan Kuasa Pencetakan:
Pencetakan tugas melibatkan mewadahi tugas serupa yang kemudian diselesaikan dalam satu sesi. Teknik ini membantu mengurangi perubahan konteks, mengurangi waktu digunakan untuk merencanakan dan meningkatkan produktivitas.
Kiat: Gunakan aplikasi timer seperti Pomodoro Timer atau Focus Booster untuk bekerja dalam fokus 25 menit, diikuti dengan jeda 5 menit. Terapkan teknik ini untuk mewadahi tugas serupa, seperti memeriksa email, update media sosial, atau menjawab pesan.
3. Otomatisasi Tugas Berulang dengan IFTTT:
IFTTT (Jika Ini Maka Itu) adalah alat otomatisasi yang memungkinkan Anda membuat arahan khusus berdasarkan aktivitas dan tindakan tertentu. Gunakan untuk otomatisasi tugas berulang, seperti:
– Mengirimkan notifikasi untuk batas waktu mendatang
– Mengupdate daftar tugas ketika ada email baru
– Meningkatkan waktu dengan membuat kalender acara secara otomatis dari tanggal due task
Kiat: Buat resep IFTTT yang terintegrasi dengan aplikasi produktivitas populer seperti Todoist, Evernote, atau Google Kalender.
4. Gunakan Daftar “Stop Melakukan” untuk Mengurangi Gangguan:
Daftar “stop melakukan” adalah cara sederhana yet efektif mengurangi gangguan dan meningkatkan fokus. Identifikasi aktivitas, tugas, atau kebiasaan yang menghabiskan waktu tapi tidak memberikan kontribusi signifikan terhadap tujuan Anda.
Kiat: Atur dokumen bersama (misalnya Google Dokumen) dengan rekan kerja atau anggota keluarga untuk merekam aktivitas penghabisan waktu dan membuat daftar “stop melakukan”. Gunakan ini sebagai referensi untuk menghindari malas berlaku dan tetap fokus pada tugas prioritas tinggi.
5. Terapkan Aturan 2-Menit untuk Tugas Sederhana:
Aturan 2 menit menjelaskan bahwa jika sebuah tugas bisa diselesaikan dalam kurun waktu kurang dari 2 menit, segeralah melakukannya. Ini membantu meningkatkan momentum, mengurangi kelelahan mental dan menyimpan waktu digunakan untuk merencanakan dan memutuskan.
Kiat: Gunakan aplikasi seluler seperti Habitica atau Forest untuk merekam kemajuan dan membuat notifikasi untuk tugas yang memerlukan perhatian segera. Tentukan waktu khusus setiap hari (misalnya pesta pagi) untuk menyelesaikan tugas sederhana yang sesuai dengan aturan 2 menit.
Dengan menerapkan kiat-kiat ini ke dalam rutinitas manajemen tugas Anda, Anda akan dapat memaksimalkan aliran kerja, mengurangi gangguan dan meningkatkan produktivitas dengan mudah!