ये 5 जीवनचर्चाएं आपकी डिजिटल फ़ाइलों को संगठित करने के लिए हैं, जिनमें सबसे अच्छे ऐप और उपकरण शामिल हैं जो इसकी मदद कर सकते हैं:
1. एक वायवीय फ़ाइलिंग प्रणाली बनाएं: Google ड्राइव या Microsoft वनड्राइव का उपयोग करके
जीवनचर्चा: अपने महत्वपूर्ण फ़ाइलों को कहीं से भी एक मध्यस्थ वायवीय संग्रहण प्रणाली में संगठित करें।
सर्वश्रेष्ठ ऐप/उपकरण: Google ड्राइव (मुफ्त) या Microsoft वनड्राइव (6.99/महीने की शुरुआत से)
सुझाव:
– फ़ोल्डर और लेबल सेट करके अपनी फ़ाइलों को वर्गीकृत करें।
– गूगल ड्राइव में या वनड्राइव में “पहेली का उपयोग” विशेषता का उपयोग करके बार-बार उपयोग की जाने वाली फ़ाइलों को जल्दी से ढूंढें।
– अपनी सभी डिवाइस पर वायवीय संग्रहण को अनुकूलित करें ताकि एकाग्रता के साथ पहुँच मिल सके।
2. हेज़ेल का उपयोग करके अपनी फ़ाइलों का प्रबंधन करें
जीवनचर्चा: एक शक्तिशाली ऑटोमेशन टूल का उपयोग करके फ़ाइलों को विशिष्ट नियम और मानदंडों पर आधारित संगठित करें।
सर्वश्रेष्ठ ऐप/उपकरण: हेज़ेल (32.50/वर्ष की शुरुआत से)
सुझाव:
– फ़ाइलों के प्रमाण-मेटाडेटा पर आधारित (जैसे कि फ़ाइल प्रकार, तिथि बनाया, आदि) निर्दिष्ट नियमों का उपयोग करके अपनी स्वयं की नीतियाँ स्थापित करें।
– हेज़ेल के “अटेंशन फ़ोल्डर” विशेषता का उपयोग करके विशिष्ट फ़ोल्डर पर निगरानी करना और आवश्यक कार्रवाई करना।
– अन्य ऐप्स और सेवाओं को एकीकृत करें ताकि अधिक संचालन शक्ति प्राप्त हो।
3. एन्क्रिप्टेड संग्रहण के साथ डिजिटल फ़ाइल शेल बनाएं
जीवनचर्चा: संवेदनशील फ़ाइलों को सुरक्षित, एन्क्रिप्टेड संग्रहण की आवश्यकता है जिसमें केवल अधिकृत पहुँच प्रदान की जाती है।
सर्वश्रेष्ठ ऐप/उपकरण: pCloud (7.99/महीने की शुरुआत से) या Tresorit (12.90/महीने की शुरुआत से)
सुझाव:
– एक ऐप चुनें जो न्यूनतम-ज्ञान एन्क्रिप्शन और दो-कारक प्रमाणीकरण प्रदान करता है।
– संवेदनशील फ़ाइलों के लिए अलग फ़ोल्डर बनाएं और उन्हें विश्वसनीय ब्यक्तियों को शेयर करने के लिए पहुँच नियंत्रण के साथ।
– अपनी पासवर्ड और सुरक्षा सेटिंग्स को अद्यतन करें ताकि अधिकतम सुरक्षा हो।
4. टैग और शब्दकोश का उपयोग करके अपनी फ़ाइलों की खोज करें
जीवनचर्चा: मेटाडेटा टैग और शब्दकोश का उपयोग करके विशिष्ट फ़ाइलों को जल्दी से ढूंढें, जिससे हाथ से तलाशने की आवश्यकता नहीं हो।
सर्वश्रेष्ठ ऐप/उपकरण: Microsoft वनड्राइव (6.99/महीने की शुरुआत से) या Dropbox (मुफ्त)
सुझाव:
– अपनी फ़ाइलों को उनके सामग्री आधार पर वर्गीकृत करने के लिए कस्टम टैग और शब्दकोश बनाएं।
– एक प्राकृतिक भाषा खोज का उपयोग करके विशिष्ट फ़ाइलों को अपनी वाक्यांश और वाक्यांश से ढूंढें।
– अन्य ऐप्स, जैसे ईमेलIENT्स या परियोजना प्रबंधन टूल्स के साथ एकीकृत करें ताकि फ़ाइल पहुँच मिल सके।
5. डिजिटल फ़ाइलिंग प्रणाली बनाएं: फ़ाइल विचारकर्ता
जीवनचर्चा: अपने कंप्यूटर या मोबाइल डिवाइस पर एक विशेषताओं से भरपूर फ़ाइल प्रबंधक स्थापित करें जो आपकी आवश्यकताओं के अनुसार फ़ाइलों को संगठित करे।
सर्वश्रेष्ठ ऐप/उपकरण: Windows 10 फ़ाइल विचारकर्ता (मुफ्त) या macOS फाइंडर (मुफ्त)
सुझाव:
– कस्टम फ़ोल्डर, लेबल और मेटाडेटा क्षेत्र स्थापित करें ताकि अपनी फ़ाइलों को संगठित कर सकें।
– अन्य ऐप्स और सेवाओं के साथ एकीकृत करने के लिए स्वयं की नीतियाँ बनाएं।
– फ़ाइल प्रबंधन के लिए आवश्यक विशेषताएँ जोड़ें।