Đây là 5 mẹo để giúp bạn tối ưu hóa công việc freelancer:

1. Thực hiện một hệ thống quản lý dự án (PMS)

Là một freelancer, bạn cần phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau như: nhà quản lý khách hàng, nhà quản lý dự án và kế toán viên. Hệ thống PMS như Trello, Asana hoặc Basecamp sẽ giúp bạn theo dõi được các dự án, hạn ngạch và công việc trong một không gian duy nhất. Điều này tiết kiệm thời gian cho việc quản lý công việc thủ công và giảm bớt căng thẳng.

Mẹo: Thiết lập mẫu (template) cho từng loại dự án khác nhau để tiết kiệm thời gian cho việc tiếp nhận khách hàng mới. Sử dụng các luồng làm việc tự động để gán nhiệm vụ và hạn ngạch dựa trên phạm vi dự án.

2. Tiêu chuẩn hóa quá trình tiếp nhận khách hàng

Để đảm bảo một quá trình khởi đầu mịn màng, bạn nên tạo một quy trình tiêu chuẩn cho quá trình tiếp nhận khách hàng bao gồm:

– 1 bộ tài liệu chào đón (welcome package) với những thông tin quan trọng như hợp đồng và điều kiện thanh toán
– Một phiếu hỏi để thu thập thông tin dự án
– 1 đề xuất về phương pháp và lịch trình thực hiện

Quá trình này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu hiểu lầm.

Mẹo: Tạo một danh sách kiểm tra các tài liệu cần thiết cho mỗi khách hàng mới. Sử dụng mẫu email hoặc tự động hóa quá trình tiếp nhận khách hàng bằng công cụ như Zapier hay Automator.

3. Xếp hạng theo lịch sử

Một danh sách có thể giúp bạn tập trung và xếp hạng nhiệm vụ dựa trên tính cấp bách và tầm quan trọng. Công cụ như Todoist, Wunderlist hoặc tính năng bảng (board) của Trello cho phép bạn phân loại và xếp hạng các nhiệm vụ ở nhiều dự án.

Mẹo: Lịch thời gian dành riêng cho những công việc nhất định (ví dụ: viết bài, thiết kế hoặc gặp khách hàng). Đặt báo hiệu nhắc nhở để đảm bảo hoàn thành đúng hạn.

4. Tự động hóa các công việc hành chính lặp đi lặp lại

Các công việc hành chính như lập hóa đơn, quản lý sổ sách hay nhập liệu có thể chiếm một phần đáng kể thời gian của bạn. Hãy tự động hóa những công việc này bằng:

– Phần mềm lập hóa đơn (ví dụ: FreshBooks, Wave)
– Công cụ kế toán trực tuyến (ví dụ: QuickBooks Online)
– Công cụ quản lý dự án với tính năng theo dõi thời gian và báo cáo chi phí

Mẹo: Thiết lập các hóa đơn lặp đi lặp lại và nhắc nhở thanh toán để đơn giản hóa việc quản lý tài chính.

5. Đóng gói cùng loại công việc

Gom các nhiệm vụ giống nhau, như viết bài hoặc thiết kế có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và giảm bớt chi phí chuyển đổi giữa dự án.

Mẹo: Lịch các “kỳ họp” (batch session) cho từng loại công việc. Ví dụ, dành một buổi sáng để trả lời tất cả email khách hàng, và buổi chiều để thực hiện nhiều dự án thiết kế đồng thời.