Tự do và linh hoạt của việc làm tự do có thể thật tuyệt vời nhưng cũng có thể gây ra sự phân tâm, trì hoãn và cạn kiệt nếu không được quản lý tốt. Dưới đây là 5 mẹo giúp bạn duy trì năng suất khi làm việc độc lập:
1. Tạo danh sách “Dừng”
Làm việc tự do cho phép bạn chọn dự án và khách hàng của mình, nhưng đôi khi điều này có thể dẫn đến sự quá tải và thừa nhận quá nhiều nhiệm vụ. Để tránh cạn kiệt, hãy tạo một danh sách “dừng” nơi bạn xác định các nhiệm vụ hoặc dự án không phù hợp với mục tiêu hoặc giá trị của bạn, và xin lỗi nhẹ nhàng từ chối chúng.
Ví dụ: Nếu bạn là một nhà văn giỏi nhưng ghét thiết kế đồ họa, đừng cảm thấy phải nhận dự án thiết kế chỉ vì muốn đa dạng hóa công việc của mình. Danh sách “dừng” của bạn có thể bao gồm:
– Chấp nhận các dự án ngoài chuyên môn
– Nhận quá nhiều khách hàng cùng lúc
– Tốn thời gian vào mạng xã hội
2. Sử dụng hệ thống quản lý thời gian dựa trên lịch
Làm việc tự do không có lịch trình văn phòng truyền thống hoặc đồng nghiệp để kiểm soát bạn, điều này có thể dẫn đến trì hoãn và giờ làm việc bất thường. Để duy trì sự cân bằng, hãy sử dụng một hệ thống quản lý thời gian dựa trên lịch nhằm phân bổ các khoảng thời gian cụ thể cho:
– Làm việc (ví dụ: 9:00 sáng – 5:00 chiều)
– Thư giãn (ví dụ: mỗi giờ hoặc sau khi hoàn thành dự án)
– Hoạt động chăm sóc bản thân (ví dụ: tập thể dục, thiền, đọc sách)
– Nhiệm vụ cá nhân (ví dụ: việc nhà, đi chợ)
3. Thực hiện chu kỳ làm việc “Pomodoro”
Kỹ thuật Pomodoro liên quan đến làm việc tập trung trong các khoảng thời gian 25 phút, được tách rời bởi một khoảng thời gian nghỉ 5 phút. Kỹ thuật này có thể giúp bạn duy trì sự tập trung và tránh cạn kiệt bằng cách cho phép bạn làm việc trong những khoảng thời gian ngắn hơn và kiểm soát hơn.
Cách thực hiện:
1. Chọn dự án hoặc nhiệm vụ
2. Đặt đồng hồ 25 phút (hoặc một khoảng thời gian phù hợp với bạn)
3. Làm việc trên dự án mà không bị phân tâm trong khoảng thời gian này
4. Ngưng làm việc sau khi hết thời gian và nghỉ ngơi 5 phút
5. Lặp lại bước 2-4 cho đến khi hoàn thành phiên làm việc
4. Đặt ưu tiên vào các nhiệm vụ dựa trên ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower giúp bạn đặt ưu tiên cho các nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng của chúng. Chia các nhiệm vụ ra bốn miền:
– Khẩn cấp & Quan Trọng (ví dụ: hạn ngạch, dự án khách hàng quan trọng)
– Không Khẩn Cấp nhưng Quan Trọng (ví dụ: lập kế hoạch dài hạn, phát triển chuyên môn)
– Khẩn Cấp nhưng Không Quan Trọng (ví dụ: trả lời email không cần thiết)
– Không Khẩn Cấp hoặc Quan Trọng (ví dụ: lướt mạng xã hội)
5. Đặt ranh giới với khách hàng và công nghệ
Làm việc tự do có thể tạo áp lực phải luôn sẵn sàng và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, điều này có thể dẫn đến cạn kiệt và hòa nhập giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
Để đặt ranh giới:
– Xác lập giờ làm việc thường xuyên và thông báo rõ ràng cho khách hàng
– Chia thời gian dành riêng để giao tiếp với khách hàng (ví dụ: kiểm tra email hoặc cuộc gọi)
– Sử dụng công nghệ một cách có ích bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại hoặc sử dụng công cụ quản lý dự án giúp bạn duy trì sự tổ chức