Cảm nhận về công việc tự do! Xử lý khách hàng khó tính có thể là một thách thức đáng kể, nhưng dưới đây là 5 mẹo giúp bạn xử lý chúng dễ dàng hơn:

1. Xây dựng kênh giao tiếp rõ ràng

Trước khi bắt đầu dự án, hãy thiết lập một kênh giao tiếp rõ ràng như email, cuộc gọi hoặc công cụ quản lý dự án như Trello hoặc Asana. Điều này sẽ giúp bạn hiểu được nhau và tránh nhầm lẫn.

– Đặt kỳ vọng rõ ràng: mô tả quy trình làm việc của bạn, hạn ngạch thời gian và các lựa chọn liên lạc.
– Sử dụng ngôn ngữ cụ thể: Tránh sử dụng thuật ngữ chung như “sớm” hoặc “muộn”. Thay vào đó, xác định ngày và giờ cụ thể cho từng mục tiêu và hạn ngạch thời gian.

2. Đặt giới hạn và ưu tiên chăm sóc sức khỏe bản thân

Công việc tự do có thể gây lún sâu, nhưng bạn cần duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Hãy đặt rõ ràng ranh giới với khách hàng để bảo vệ thời gian và năng lượng của bạn:

– Lập kế hoạch nghỉ ngơi: Nhận xét thường xuyên để tránh chán nản.
– Hạn chế liên lạc khách hàng: Xác định các khoảng thời gian cụ thể cho giao tiếp, chẳng hạn như họp sáng hoặc chiều.
– Prioritise các nhiệm vụ quan trọng: Fokus vào các công việc quan trọng đầu tiên và chuyển nhượng hoặc trì hoãn các công việc không cần thiết.

3. Sử dụng kỹ thuật “Cái Nồi Đựng Trứng”

Khi đối phó với một khách hàng khó tính, luôn hỏi lại về thông tin và quy trình làm việc của bạn bằng kỹ thuật này:

– Lặp lại câu trả lời: “Tôi hiểu rằng quý khách muốn thay đổi như thế nào, nhưng phạm vi dự án đã được thoả thuận là [chèn phạm vi]. Chúng tôi có thể thảo luận các điều chỉnh trong thỏa thuận ban đầu.”
– Cân bằng và chuyên nghiệp: Tránh trở nên kiêu ngạo hoặc cảm xúc. Giữ thái độ trung lập và tập trung vào việc giải quyết vấn đề.

4. Sử dụng công cụ quản lý dự án để theo dõi tiến trình

Công cụ quản lý dự án giúp bạn theo dõi tiến độ, giao tiếp với khách hàng và duy trì sự tổ chức:

– Trello, Asana hoặc Basecamp có thể giúp bạn tạo các bảng, danh sách và nhiệm vụ cho mỗi dự án.
– Đặt nhắc nhở tự động: Sử dụng công cụ này để gửi thông báo cho khách hàng về hạn ngạch thời gian tới hoặc mục tiêu quan trọng.

5. Chuẩn bị kế hoạch “Quá Trình Tăng Cỡ”

Khi phạm vi dự án thay đổi sau khi ký hợp đồng ban đầu, bạn cần chuẩn bị cho nó bằng cách:

– Đặt chính sách quá trình tăng cỡ: Xác định rõ quy trình xử lý các yêu cầu thêm hoặc thay đổi.
– Bắt đầu phí vượt quá phạm vi: Phí thêm nếu có yêu cầu lớn hơn phạm vi dự án gốc.
– Đàm phán từ trước: Nếu bạn dự đoán có khả năng xảy ra quá trình tăng cỡ, hãy thảo luận với khách hàng và xác định rõ hiểu biết về phạm vi dự án.