Dưới đây là 5 mẹo sử dụng công cụ tự do để đơn giản hóa công việc:
1. Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại bằng Zapier
Zapier là một công cụ mạnh mẽ cho phép bạn kết nối các ứng dụng khác nhau và tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Ví dụ, nếu bạn sử dụng Trello để quản lý dự án và Google Drive để lưu trữ file, bạn có thể thiết lập một Zap tạo ra thư mục mới trong Google Drive mỗi khi tạo thẻ mới trong Trello.
Mẹo: Sử dụng Zapier tự động hóa các nhiệm vụ như:
– Tạo dự án hoặc khách hàng mới trong CRM
– Gửi email tự động hoặc thông báo cho khách hàng
– Chuyển dữ liệu từ ứng dụng này sang ứng dụng khác (ví dụ: chuyển chi tiết dự án từ Asana sang Google Calendar)
2. Tổ chức thời gian của bạn với Toggl
Toggl là công cụ theo dõi thời gian giúp bạn hiểu được số giờ mình dành cho các nhiệm vụ và dự án khác nhau. Bằng cách sử dụng Toggl, bạn có thể dễ dàng theo dõi giờ làm việc, tạo báo cáo và đưa ra quyết định sáng suốt về quy trình làm việc của mình.
Mẹo: Sử dụng Toggl để:
– Tạo nhãn hoặc thẻ tùy chỉnh cho theo dõi các loại nhiệm vụ cụ thể (ví dụ: “phỏng vấn khách hàng” hoặc “tư liệu quản lý”)
– Thiết lập theo dõi thời gian tự động cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại
– Tạo báo cáo chi tiết về giờ làm việc và hiệu suất công việc
3. Giao tiếp với khách hàng dễ dàng hơn với Calendly
Calendly là một công cụ cho phép khách hàng dễ dàng đặt lịch hẹn hoặc cuộc gọi với bạn mà không cần phải gửi email nhiều lần qua lại. Bằng cách tích hợp Calendly vào lịch của mình (ví dụ: Google Calendar), bạn có thể đơn giản hóa quá trình đặt lịch hẹn.
Mẹo: Sử dụng Calendly để:
– Tạo loại hẹn tùy chỉnh hoặc lịch sử sẵn sàng
– Thiết lập nhắc nhở tự động cho các cuộc họp sắp tới
– Gửi liên kết cho khách hàng để đặt lịch hẹn của riêng họ
4. Quản lý nhiều dự án bằng ClickUp
ClickUp là công cụ quản lý dự án toàn diện cho phép bạn theo dõi nhiệm vụ, thiết lập hạn ngạch và hợp tác với thành viên trong một nơi.
Mẹo: Sử dụng ClickUp để:
– Tạo quy trình hoặc mẫu tùy chỉnh cho các loại dự án khác nhau
– Gán nhiệm vụ và hạn ngạch cho thành viên (nếu có)
– Theo dõi tiến độ và tạo báo cáo về công việc của bạn
5. Giữ tổ chức với Notion
Notion là công cụ đa năng cho phép bạn tạo cơ sở dữ liệu, bảng điều khiển Kanban và thậm chí toàn bộ dự án trong một giao diện.
Mẹo: Sử dụng Notion để:
– Tạo cơ sở dữ liệu tùy chỉnh cho theo dõi thông tin khách hàng hoặc chi tiết dự án
– Thiết lập bảng điều khiển Kanban cho việc hình dung quy trình làm việc và tiến độ của bạn
– Phát triển mẫu cho các nhiệm vụ hoặc dự án thường xuyên (ví dụ: mẫu tạo đề xuất khách hàng mới)
Những mẹo trên chỉ là một số ví dụ về cách sử dụng công cụ tự do để đơn giản hóa công việc. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, đơn giản hóa giao tiếp với khách hàng và giữ tổ chức, bạn sẽ có thể tập trung vào hoạt động mang giá trị cao hơn như cung cấp giá trị cho khách hàng và phát triển kinh doanh của mình!