Làm việc tự do có thể khiến bạn khó theo dõi tiến độ công việc và duy trì sự tổ chức. Dưới đây là 5 mẹo để giúp bạn làm điều đó:
1. Sử dụng Công cụ Quản lý Nhiệm vụ với Thời gian Theo dõi
Công cụ như Trello, Asana hoặc Todoist cho phép bạn tạo bảng, danh sách và thẻ để quản lý nhiệm vụ và dự án của mình. Bạn cũng có thể đặt hạn ngạch thời gian, ưu tiên các nhiệm vụ và theo dõi thời gian chi tiêu cho từng nhiệm vụ. Điều này giúp bạn tập trung vào mục tiêu, phân bổ thời gian hiệu quả và xác định khu vực cần cải thiện.
2. Chia nhỏ Dự án Lớn thành Nhiệm vụ Nhỏ hơn
Làm việc tự do thường bao gồm công việc lớn với các bộ phận khác nhau. Để tránh cảm giác quá tải, hãy chia nhỏ dự án này thành các nhiệm vụ có thể kiểm soát được. Sử dụng bảng tính hoặc công cụ quản lý dự án để tạo danh sách các nhiệm vụ, ước tính thời gian cần thiết cho mỗi một và ưu tiên chúng theo thứ tự phù hợp.
3. Tạo Danh sách “Không Phải Làm”
Làm việc tự do dễ dàng khiến bạn phải chật vật vì không thể kiểm soát được tất cả công việc và quá tải. Để tránh bốc đồng, hãy tạo danh sách các nhiệm vụ không cần thiết hoặc có thể chuyển giao cho người khác (ví dụ như các nhiệm vụ hành chính lặp đi lặp lại). Điều này giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ cao cấp, giảm căng thẳng và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
4. Sử dụng Kỹ thuật “Đặt Lời” để Lập kế hoạch
Kỹ thuật đặt lời là sắp xếp thời gian cố định, không bị gián đoạn cho từng nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể. Hãy phân bổ các khoảng thời gian cụ thể cho mỗi một nhiệm vụ, để lại một khoảng thời gian linh hoạt giữa chúng để xử lý các tình huống bất ngờ. Điều này giúp bạn duy trì tiến độ, quản lý năng lượng và tránh việc làm đồng thời (giúp bạn giảm hiệu suất).
5. Đánh giá Tiến Độ Mỗi Khi
Lập kế hoạch đánh giá thường xuyên để kiểm tra tiến bộ của mình, xem xét những gì đã đạt được và điều chỉnh chiến lược như cần thiết. Hỏi bản thân:
– Tôi đã đạt được những gì trong tuần/tháng/quý?
– Tôi đang đối mặt với những thách thức nào và tôi có thể giải quyết chúng ra sao?
– Tôi cần cải thiện kỹ năng hoặc quy trình ở đâu?
Sử dụng các buổi đánh giá này để xác định cơ hội phát triển, khen thưởng thành tựu và điều chỉnh kế hoạch để duy trì tiến độ.