Dưới đây là 5 mẹo giúp tạo một quy trình trên bảng trực tuyến hiệu quả:

1. Tiêu chuẩn hóa quy trình trên bảng trực tuyến bằng danh sách kiểm tra

Tạo một danh sách kiểm tra chi tiết các nhiệm vụ cần hoàn thành trong quá trình trên bảng trực tuyến, bao gồm giấy tờ, giới thiệu và các phiên tập huấn. Chia sẻ danh sách này với đội ngũ của bạn và đảm bảo rằng mọi người đều biết rõ về vai trò và trách nhiệm của họ.

Ví dụ: Tạo một Google Form hoặc sổ tính toán nơi có thể theo dõi tiến độ của khách hàng thông qua từng giai đoạn của quá trình trên bảng trực tuyến.

2. Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại

Xác định các công việc lặp đi lặp lại và tốn thời gian trong quá trình trên bảng trực tuyến, chẳng hạn như gửi email chào mừng hoặc thiết lập khách hàng mới trong hệ thống của bạn. Sử dụng công cụ tự động hóa như Zapier, IFTTT hoặc phần mềm marketing email để tối ưu hóa các công việc này và tiết kiệm thời gian cho các tương tác có độ phức tạp cao với khách hàng.

Ví dụ: Thiết lập một Zap tự động gửi email chào mừng kèm thông tin đăng nhập và bước tiếp theo của khách hàng khi họ đăng ký dịch vụ.

3. Phát triển bộ kit trên bảng trực tuyến

Tạo bộ kit trên bảng trực tuyến đầy đủ tất cả thông tin, tài nguyên và tài liệu cần thiết cho khách hàng mới. Điều này có thể bao gồm các điều như FAQ, chính sách công ty, thỏa thuận khách hàng và tài liệu đào tạo.

Ví dụ: Tạo một PDF tải xuống hoặc thư viện tài nguyên trực tuyến mà khách hàng có thể truy cập để bắt đầu sử dụng dịch vụ của bạn.

4. Sử dụng công nghệ để nâng cao giao tiếp

Sử dụng công nghệ để tăng cường giao tiếp và hợp tác với khách hàng trong quá trình trên bảng trực tuyến. Điều này có thể bao gồm các công cụ hội nghị trực tuyến như Zoom hoặc Skype, ứng dụng tin nhắn tức thời như Slack hay phần mềm quản lý dự án như Asana.

Ví dụ: Sử dụng một công cụ như Calendly để lịch hẹn và webinar với khách hàng mới, và sử dụng danh sách nhiệm vụ chung để theo dõi tiến độ và bước tiếp theo.

5. Đánh giá và cải thiện quy trình trên bảng trực tuyến

Đánh giá thường xuyên và đo lường hiệu quả của quy trình trên bảng trực tuyến bằng các chỉ số như sự hài lòng của khách hàng, thời gian đến với sản phẩm và tỷ lệ churning. Xác định khu vực cần cải tiến và điều chỉnh quy trình để tối ưu hóa nó.

Ví dụ: Sử dụng các câu hỏi thăm dò hoặc mẫu đánh giá phản hồi từ khách hàng trong quá trình trên bảng trực tuyến, và sử dụng phân tích dữ liệu để xác định điểm tắc nghẽn hoặc bất thường cần được giải quyết.