Đây là năm mẹo để giúp bạn theo dõi thời gian và hoàn thành mục tiêu của mình như một nhà thầu tự do:

1. Tạo một lịch sử chính: Đảm bảo rằng tất cả các hạn chót của khách hàng, các cột mốc dự án và cam kết cá nhân đều được ghi vào lịch. Điều này có thể là một cuốn sổ tay giấy hoặc công cụ kỹ thuật số như Google Calendar hoặc Trello. Hãy cố gắng sắp xếp thời gian trong tuần/tháng/năm.

Lời khuyên về mẹo: Gán màu sắc cho mỗi khách hàng/dự án để giúp bạn dễ dàng xác định những gì cần phải tập trung vào. Đặt cảnh báo và thông báo để đảm bảo bạn không bỏ lỡ các hạn chót quan trọng.

2. Phân chia dự án lớn thành nhiệm vụ nhỏ hơn: Làm việc tự do thường liên quan đến việc làm việc trên các dự án phức tạp có nhiều nhiệm vụ. Phán chia những nhiệm vụ này thành các mảnh nhỏ hơn dễ dàng quản lý. Điều này sẽ giúp bạn tập trung, tránh trì hoãn và đạt được tiến bộ ngay cả khi đối mặt với hạn chót chặt chẽ.

Lời khuyên về mẹo: Sử dụng kỹ thuật Pomodoro: Làm việc trong từng khoảng 25 phút, sau đó nghỉ ngơi 5 phút. Sau bốn chu kỳ, hãy nghỉ ngơi lâu hơn 15-30 phút.

3. Sắp xếp nhiệm vụ theo mô hình Eisenhower: Sắp xếp các nhiệm vụ của bạn dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng. Mô hình Eisenhower giúp bạn phân loại các nhiệm vụ thành:

– Khẩn cấp & Quan trọng (Làm trước)
– Quan trọng nhưng Không Khẩn cấp (Lịch sử)
– Khẩn cấp nhưng Không Quan trọng (Chuyển giao)
– Không Khẩn cấp hoặc Quan trọng (Xóa bỏ)

Lời khuyên về mẹo: Tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất đầu tiên, và chuyển giao hoặc trì hoãn những nhiệm vụ không quan trọng khi có thể.

4. Sử dụng công cụ theo dõi thời gian: Theo dõi thời gian chính xác là điều cần thiết cho nhà thầu tự do để quản lý khối lượng công việc, ước tính dự án trong tương lai và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Lời khuyên về mẹo: Sử dụng ứng dụng như Toggl, Harvest hoặc RescueTime để theo dõi thời gian bạn dành cho các dự án của khách hàng. Đặt khoảng thời gian báo cáo thường xuyên (ví dụ: hàng tuần) để phân tích hiệu suất và xác định khu vực cần cải thiện.

5 Thiết lập một lịch trình trước dự án: Phát triển một lịch trình ổn định trước khi bắt đầu dự án:

– Xem xét phạm vi dự án, yêu cầu và hạn chót.
– Tạo một lịch trình chi tiết với các cột mốc và điểm kiểm tra.
– Đặt mục tiêu rõ ràng cho từng nhiệm vụ.
– Thiết lập kênh liên lạc với khách hàng (ví dụ: email, điện thoại hoặc cuộc gọi video).

Lời khuyên về mẹo: Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại bằng cách tạo các mẫu cho việc onboarding khách hàng, đề xuất dự án hoặc kế hoạch thanh toán.

Bằng cách thực hiện những mẹo này, bạn sẽ có khả năng quản lý tốt hơn nhiều dự án tự do, hoàn thành hạn chót và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.