Nghệ thuật tinh tế về việc thiết lập ranh giới với khách hàng tự do! Dưới đây là 5 mẹo đơn giản giúp bạn thiết lập các giới hạn lành mạnh và duy trì mối quan hệ làm việc năng suất, không bị căng thẳng:
1. Xác định kỳ vọng từ đầu
Trong đề xuất hoặc hợp đồng của bạn, hãy rõ ràng mô tả về:
– Giờ làm việc (ví dụ: “Còn khả năng làm việc từ thứ hai đến thứ sáu, 9 giờ sáng – 5 giờ chiều theo giờ EST”)
– Các kênh giao tiếp (ví dụ: “Tất cả các giao tiếp sẽ được thực hiện qua email hoặc công cụ quản lý dự án XYZ”)
– Thời gian hoàn thành và dự kiến cho các nhiệm vụ và dự án
– Điều kiện thanh toán và lịch
Này thiết lập cho mối quan hệ làm việc chuyên nghiệp và giúp khách hàng hiểu được khả năng và kỳ vọng của bạn.
2. Sử dụng khu vực đệm
Khi có thể, hãy chèn một khu vực đệm giữa các yêu cầu của khách hàng và giờ làm việc thực tế để cho phép bản thân thời gian:
– Xem xét các nhiệm vụ mới
– Lập kế hoạch lịch trình
– Chuẩn bị cho các deadline sắp tới
Khu vực đệm này có thể là đơn giản như lập cuộc họp hoặc cuộc gọi ngoài giờ làm việc thông thường hoặc đặt riêng một số khối thời gian cho các công việc quản lý.
3. Đặt chính sách “không bất ngờ”
Giao tiếp ranh giới rõ ràng và trung thực để khách hàng biết phải chờ đợi:
– Cài đặt tiến độ thực tế và kết quả
– Cập nhật thường xuyên khách hàng về tiến độ dự án và các vấn đề tiềm ẩn
– Cảm ơn trước thời gian thay đổi hoặc lo ngại
Cách tiếp cận này giúp ngăn chặn các yêu cầu bất ngờ hoặc các điều chỉnh không thể lường trước được có thể làm gián đoạn luồng công việc của bạn.
4. Đặt ranh giới xung quanh sự lan tràn phạm vi
Định nghĩa rõ ràng phạm vi công việc trong hợp đồng, bao gồm những gì đã bao gồm và chưa bao gồm:
– Kiểm tra thường xuyên phạm vi dự án với khách hàng để đảm bảo nó được phù hợp với kỳ vọng của họ
– Manners lịch sự từ chối các nhiệm vụ không cần thiết mà rơi ngoài phạm vi đã thỏa thuận
– Đánh dấu bất kỳ thay đổi nào hoặc phụ thêm vào phạm vi gốc
Bằng cách đặt rõ ràng ranh giới xung quanh sự lan tràn phạm vi, bạn có thể duy trì tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên và tránh vượt quá khả năng của thời gian.
5. Thực hành giao tiếp kiên quyết
Khi thiết lập ranh giới hoặc từ chối yêu cầu khách hàng, hãy sử dụng “tôi” để thể hiện nhu cầu:
– Thay vì nói “Bạn đang quá tốn công”, hãy nói “Tôi cần thêm thời gian hoàn thành nhiệm vụ này”.
– Sử dụng ví dụ cụ thể để minh họa tác động của yêu cầu của họ (ví dụ: “Nếu tôi nhận được dự án bổ sung này, nó sẽ trì hoãn deadline hiện tại của tôi trong X ngày”).
– Lặp lại cam kết của bạn về việc cung cấp chất lượng và hoàn thành tiến độ
Cách tiếp cận này giúp duy trì một cái nhìn chuyên nghiệp trong khi thiết lập kỳ vọng rõ ràng.
Bằng cách thực hiện những mẹo này, bạn sẽ được trang bị tốt hơn để thiết lập và duy trì các ranh giới lành mạnh với khách hàng tự do, đảm bảo mối quan hệ làm việc năng suất, không căng thẳng có lợi cho cả hai bên.