Lập ra ranh giới rõ ràng với khách hàng là điều cần thiết để duy trì mối quan hệ lành mạnh và chuyên nghiệp. Dưới đây là 5 mẹo nhỏ giúp bạn làm được:

1. Liên lạc về Tính khả dụng (và Không khả dụng)

Mô tả rõ ràng giờ làm việc, thời gian phản hồi và ngày nghỉ của mình trong hợp đồng hoặc trang profile trực tuyến. Điều này sẽ giúp ngăn chặn việc thừa nhận trách nhiệm và đảm bảo khách hàng hiểu khi nào họ có thể nhận được phản hồi từ bạn.

Ví dụ: “Tôi có sẵn cho các cuộc thảo luận vào thứ 2 và thứ 4 từ 9 giờ sáng đến 1 giờ chiều EST. Tôi phản hồi tất cả các tin nhắn trong vòng 24 giờ.”

2. Xác lập mong đợi rõ ràng

Định nghĩa rõ ràng phạm vi công việc, điều khoản thanh toán và những gì được bao gồm trong dịch vụ của bạn. Điều này sẽ ngăn ngừa sự hiểu lầm và đảm bảo khách hàng biết phải làm gì với bạn.

Ví dụ: “Dịch vụ đào tạo của tôi bao gồm một cuộc thảo luận 60 phút mỗi tuần trong 12 tuần. Tôi gửi thư điện tử sau khi tham dự từng cuộc thảo luận.”

3. Đặt ranh giới xung quanh Truyền thông

Xác định cách và lúc nào bạn muốn giao tiếp với khách hàng, chẳng hạn như trong giờ làm việc hoặc tại các khoảng thời gian cụ thể (ví dụ: kiểm tra tuần một lần). Điều này sẽ giúp ngăn chặn truyền thông quá mức và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Ví dụ: “Tôi phản hồi tất cả các tin nhắn trong vòng 24 giờ vào các ngày làm việc. Đối với vấn đề khẩn cấp, xin vui lòng gọi tôi vào thứ 2 đến thứ 5 từ 9 giờ sáng đến 1 giờ chiều EST.”

4. Sử dụng “Ngôn ngữ ranh giới”

Sử dụng ngôn ngữ cụ thể để đặt ranh giới, chẳng hạn như:

– “Tôi không có sẵn cho các buổi họp cuối tuần.”
– “Tôi yêu cầu ít nhất 2 ngày làm việc trước khi thông báo hủy bỏ.”
– “Tôi ưu tiên công việc tập trung vào thứ hai; xin đừng mong đợi phản hồi ngay lập tức trong thời gian này.”

5. Đảm bảo ranh giới được thực hiện một cách nhất quán

Độ nhất quán là chìa khóa để duy trì ranh giới rõ ràng với khách hàng. Thiết lập hậu quả cho việc không tôn trọng ranh giới của bạn, chẳng hạn như:

– Phí muộn hoặc tiền phạt cho các thời gian dự kiến
– Hủy bỏ dịch vụ nếu ranh giới được thường xuyên vi phạm

Ví dụ: “Nếu bạn bỏ lỡ một buổi họp mà không thông báo trước 24 giờ, sẽ có một khoản phí $50 để tái lập kế hoạch.”

Bằng cách thực hiện những mẹo nhỏ này, bạn sẽ có thể đặt rõ ràng ranh giới với khách hàng và duy trì mối quan hệ lành mạnh, chuyên nghiệp. Hãy nhớ liên lạc về ranh giới của mình rõ ràng và thực hiện chúng một cách nhất quán để tránh sự nhầm lẫn hoặc cảm xúc căm ghét.