Cái thú của việc tự do làm! Mặc dù được tự do làm việc theo ý mình, nhưng đối phó với những khách hàng khó khăn có thể là một sự khó chịu thực sự. Dưới đây là 5 kỹ thuật sống giúp bạn di chuyển và xử lý các khách hàng tự do khó khăn:
1. Đặt rõ ràng những kỳ vọng của bạn ngay từ đầu
Trước khi nhận một khách hàng, hãy đảm bảo rằng bạn đã truyền đạt rõ ràng những kỳ vọng của họ, quá trình làm việc và các vật liệu có sẵn. Điều này có thể được thực hiện thông qua hợp đồng chi tiết hoặc đề xuất mà mô tả:
– Giờ làm việc và kênh liên lạc của bạn
– Phạm vi công việc và sản phẩm
– Điều kiện thanh toán và hạn chót
– Chính sách chỉnh sửa và quy trình phản hồi
Điều này giúp thiết lập một nốt nhạc cho dự án và ngăn ngừa hiểu lầm trong tương lai.
2. Sử dụng phương pháp “Dừng, Hỏi, Xác minh”
Khi đối phó với một khách hàng khó khăn, hãy thử sử dụng ba bước tiếp theo:
1. Dừng: Tránh trở nên hung hăng hoặc cảm xúc. Nhấp một hơi thở sâu và dừng lại trước khi trả lời.
2. Hỏi: Xác minh các vấn đề hoặc yêu cầu của khách hàng để đảm bảo bạn hiểu được nhu cầu chính xác của họ.
3. Xác minh: Xác nhận sự hiểu biết của bạn về kỳ vọng của khách hàng và cung cấp giải pháp hoặc thay thế.
Phương pháp này giúp ngăn ngừa hiểu lầm, giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và duy trì một thái độ chuyên nghiệp.
3. Đặt ưu tiên cho nhu cầu của bản thân
Là một người tự do làm việc, điều cần thiết là phải đặt ưu tiên cho sức khỏe thể chất và tinh thần cũng như cân bằng cuộc sống. Bàn giao thời gian cho các hoạt động chăm sóc sức khỏe, đặt ra hạn ngạch hợp lý và học cách nói “không” khi cần.
– Lập kế hoạch nghỉ ngơi thường xuyên và thời gian rời khỏi công việc để tránh cạn kiệt
– Xây dựng ranh giới rõ ràng với khách hàng về kênh liên lạc và thời gian phản hồi
– Đặt ra kỳ vọng hợp lý cho bản thân và truyền đạt chúng một cách rõ ràng cho khách hàng
4. Lưu giữ mọi thứ
Tiếp tục hồ sơ của tất cả cuộc trò chuyện, thỏa thuận và phát triển dự án. Điều này có thể giúp bạn:
– Theo dõi các thay đổi hoặc chỉnh sửa được yêu cầu bởi khách hàng
– Giải quyết mâu thuẫn hoặc hiểu lầm bằng hồ sơ dựa trên bằng chứng
– Đánh giá lại các dự án trước đó và cải thiện quy trình làm việc cho khách hàng tương lai
Sử dụng công cụ như email, phần mềm quản lý dự án (ví dụ: Trello, Asana) hay thậm chí một bảng tính đơn giản để giữ mọi thứ được tổ chức.
5. Biết khi phải bỏ cuộc
Không có tất cả các khách hàng đều xứng đáng với sự căng thẳng hoặc đầu tư tài chính. Nếu bạn thấy mình đang:
– Yêu cầu chỉnh sửa miễn phí hoặc công việc vượt quá phạm vi đã thỏa thuận
– Hành vi không chuyên nghiệp, chẳng hạn như lạm dụng ngôn ngữ hay thiếu tôn trọng
– Kỳ vọng không thực tế mà làm tổn hại đến sức khỏe hoặc uy tín kinh doanh của bạn
Hãy xem xét chấm dứt hợp đồng hoặc hủy bỏ dự án. Thời gian và năng lượng của bạn là giá trị – ưu tiên nhu cầu của mình và tìm kiếm các khách hàng coi trọng và đánh giá cao chuyên môn của bạn.
Bằng cách thực hiện những kỹ thuật sống này, bạn sẽ được trang bị tốt hơn để đối phó với khách hàng tự do khó khăn, bảo vệ lợi ích của mình và duy trì cân bằng cuộc sống lành mạnh.