Dreaded cơn địa chấn của phạm vi! Dưới đây là 5 mẹo hay để giúp bạn đối phó khi làm việc trên các dự án tự do:
1. Xác định rõ ràng phạm vi trong đề xuất
Trước khi chấp nhận một dự án, hãy đảm bảo xác định rõ ràng cácdeliverables và lịch trình được mong đợi trong đề xuất của bạn. Điều này bao gồm các yêu cầu cụ thể, các dấu mốc và hạn chót. Đảm bảo rằng cả bạn và khách hàng đều đồng ý về những gì được bao gồm và không được bao gồm trong phạm vi dự án.
2. Sử dụng một mẫu bản mô tả phạm vi
Tạo ra một bản mô tả phạm vi tiêu chuẩn cho tất cả các dự án của bạn. Tài liệu này nên bao gồm:
– Mục tiêu và mục đích của dự án
– Các deliverables và kỳ vọng
– Lịch trình và các dấu mốc
– Các giả định và phụ thuộc
– Các ngoại trừ (tức là những gì không được bao gồm trong phạm vi dự án)
Sử dụng một bản mô tả phạm vi tiêu chuẩn sẽ giúp bạn duy trì sự tổ chức, giao tiếp hiệu quả hơn với khách hàng và ngăn chặn cơn địa chấn của phạm vi.
3. Thiết lập một quy trình quản lý thay đổi
Phát triển một quá trình cho việc xử lý các thay đổi hoặc thêm mới vào phạm vi dự án gốc. Điều này có thể bao gồm:
– Tạo một mẫu “yêu cầu thay đổi phạm vi” cho khách hàng để gửi yêu cầu của họ
– Thiết lập một quy trình phê duyệt rõ ràng cho những thay đổi về phạm vi (ví dụ: yêu cầu khách hàng ký kết trước khi triển khai các yêu cầu mới)
– Đánh giá tác động của các thay đổi về phạm vi đối với lịch trình, ngân sách và tài nguyên
Bằng cách có một phương pháp tiếp cận cấu trúc để quản lý các thay đổi về phạm vi, bạn có thể duy trì kiểm soát đối với dự án của mình và ngăn chặn cơn địa chấn của phạm vi.
4. Đặt kỳ vọng giao tiếp rõ ràng
Giao tiếp thường xuyên với khách hàng rất quan trọng trong việc ngăn chặn cơn địa chấn của phạm vi. Thiết lập các kênh giao tiếp mở cho thảo luận về tiến độ dự án, mối quan tâm hoặc thay đổi. Hãy xem xét:
– Các cuộc gọi hoặc email định kỳ (ví dụ: những cuộc gọi hàng tuần hoặc hàng tháng) để đánh giá tình trạng dự án
– Đặt thời gian cụ thể cho phản hồi và câu hỏi của khách hàng
– Sử dụng công cụ quản lý dự án như Trello, Asana hoặc Basecamp để thông báo với tất cả mọi người
Bằng cách duy trì các kênh giao tiếp mở, bạn có thể giải quyết các vấn đề có thể dẫn đến cơn địa chấn về phạm vi trước khi chúng tỏa rộng.
5. Sử dụng “bãi đỗ” cho các nhiệm vụ không quan trọng
Khi khách hàng yêu cầu các tính năng hoặc nhiệm vụ mới mà không phù hợp với phạm vi dự án gốc, hãy đề xuất tạo ra một “bãi đỗ” – một danh sách các ý tưởng hoặc yêu cầu không phải là phần của kế hoạch dự án hiện tại. Điều này cho phép bạn:
– Tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và tập trung vào các mục tiêu chính
– Thảo luận và thống nhất với khách hàng về những nhiệm vụ không quan trọng nào có thể được thực hiện sau này (nếu có thể)
– Đặt kỳ vọng rõ ràng cho các cập nhật hoặc phiên bản mới
Bằng cách sử dụng một bãi đỗ, bạn có thể quản lý cơn địa chấn của phạm vi trong khi vẫn đáp ứng nhu cầu và yêu cầu của khách hàng.
Hãy nhớ rằng ngăn chặn cơn địa chấn về phạm vi đòi hỏi giao tiếp chủ động, lập kế hoạch dự án rõ ràng và quản lý thay đổi hiệu quả. Bằng cách thực hiện các mẹo này, bạn sẽ được trang bị tốt hơn để đối phó với những thay đổi không thể tránh khỏi khi làm việc trên các dự án tự do.