Khi việc tự do làm việc mang theo những sửa đổi không thể tránh khỏi! Dưới đây là 5 mẹo để giúp bạn quản lý chúng một cách hiệu quả hơn:
1. Xây dựng quy trình sửa đổi rõ ràng từ đầu
Tạo một bản hợp đồng tiêu chuẩn hoặc mẫu thỏa thuận với nội dung quy định chính sách sửa đổi, bao gồm:
– Số lượng sửa đổi miễn phí được cho phép
– Thời hạn nộp sửa đổi (ví dụ: trong 3 ngày)
– Phí bổ sung liên quan đến sửa đổi quá mức
– Điều khoản rõ ràng về “sửa đổi nhỏ” vs. “sửa đổi lớn”
Điều này giúp thiết lập kỳ vọng với khách hàng và tránh sự lạm dụng phạm vi dự án.
2. Prioritize và phân loại sửa đổi
Khi nhận được nhiều yêu cầu sửa đổi từ khách hàng, ưu tiên chúng dựa trên:
– Khẩn trương (ví dụ: các nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian)
– Quan trọng (ví dụ: chức năng quan trọng hoặc các yếu tố thiết kế)
– Tác động (ví dụ: mức độ ảnh hưởng của sửa đổi đến dự án tổng thể)
Phân loại từng yêu cầu sửa đổi vào một trong ba thùng rơm:
– Là bắt buộc: Sửa đổi cần phải hoàn thành ngay lập tức
– Có nên thực hiện: Yêu cầu sửa đổi quan trọng nhưng không khẩn trương
– Có thể thực hiện được: Sửa đổi nhỏ, về hình thức
Trước hết hãy tập trung vào việc hoàn thành các “sửa đổi bắt buộc”.
3. Sử dụng công cụ quản lý thay đổi
Sử dụng một công cụ quản lý dự án hoặc hợp tác (ví dụ: Trello, Asana, Slack) để theo dõi và quản lý sửa đổi. Điều này giúp bạn:
– Gán nhiệm vụ và thời hạn cụ thể cho từng sửa đổi
– Cung cấp thông tin cập nhật liên tục về tiến độ và thay đổi cho khách hàng
– Lưu trữ tất cả các cuộc trò chuyện và tài liệu trong một nơi
4. Đặt ranh giới với khách hàng
Hãy nhớ rằng, việc sửa đổi quá mức có thể dẫn đến sự lạm dụng phạm vi dự án và ảnh hưởng đến luồng công việc của bạn. Luôn giao tiếp rõ ràng và tôn trọng về:
– Số lượng sửa đổi miễn phí cho phép tối đa (ví dụ: 2-3)
– Phí bổ sung liên quan đến sửa đổi quá mức
– Giờ làm việc tiêu chuẩn và khả năng tiếp cận
Nếu khách hàng yêu cầu quá nhiều sửa đổi hoặc kế hoạch thực hiện không hợp lý, hãy cân nhắc lên đến cuộc đàm phán về bản thảo.
5. Học nói “không” với các sửa đổi phi giá trị
Không tất cả các yêu cầu sửa đổi đều đáng để bạn dành thời gian. Khi đối mặt với một sửa đổi nhỏ, hình thức mà không phù hợp với mục tiêu hoặc phạm vi dự án:
– Chấp nhận và giải thích tại sao
– Cung cấp giải pháp thay thế hoặc thỏa hiệp (ví dụ: đề xuất một giải pháp thiết kế hiệu quả hơn)
– Nhắc lại mục tiêu ban đầu của khách hàng để tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên cao
Bằng cách thiết lập kỳ vọng rõ ràng, ưu tiên sửa đổi hiệu quả và giao tiếp ranh giới với khách hàng, bạn sẽ trở nên tốt hơn trong việc quản lý sửa đổi dự án tự do một cách hiệu quả.