Dưới đây là 5 mẹo cải thiện giao tiếp với khách hàng:

1. Luyện nghe tích cực

– Tập trung vào những gì khách hàng nói, âm điệu và ngôn ngữ cơ thể.
– Phát âm lại những gì họ nói để đảm bảo bạn hiểu được mối quan ngại của họ.
– Hỏi câu hỏi rõ ràng hơn để tìm kiếm thêm thông tin.

Mẹo hay: Sử dụng 3R của việc nghe tích cực:
+ Xác nhận (phát âm lại)
+ Trả lời (nhận biết mối quan ngại)
+ Tinh chỉnh (tìm hiểu thêm)

2. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và ngắn gọn

– Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên môn hoặc jargon có thể gây nhầm lẫn cho khách hàng.
– Giải thích những ý tưởng phức tạp bằng cách sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu và dễ nắm bắt.
– Sử dụng phương tiện trực quan để giúp minh họa cho các ý điểm của bạn.

Mẹo hay: Viết ra một bản tóm tắt ngắn gọn về cuộc trò chuyện sau mỗi cuộc họp để đảm bảo rằng bạn hiểu được mối quan ngại và câu hỏi chính của khách hàng. Xem xét lại tài liệu này trước cuộc họp tiếp theo để xác nhận sự hiểu biết.

3. Hiểu và thể hiện lòng trắc ẩn

– Nhận biết cảm xúc của khách hàng và thể hiện lòng trắc ẩn.
– Cung cấp các kinh nghiệm hoặc kiến thức của bạn có liên quan đến tình huống của họ.
– Sử dụng câu hỏi mở để khuyến khích khách hàng chia sẻ thêm về suy nghĩ và cảm xúc của họ.

Mẹo hay: Trước một cuộc họp, hãy tự hỏi:
+ Khách hàng đang lo lắng gì?
+ Tôi có thể thể hiện sự hiểu biết và lòng trắc ẩn như thế nào trong cuộc trò chuyện này?

4. Hành động trước với giao tiếp

– Dự đoán các vấn đề tiềm ẩn hoặc câu hỏi có thể phát sinh.
– Cung cấp giải pháp hoặc lựa chọn thay thế trước khi khách hàng thậm chí nghĩ ra.
– Liên hệ lại sau cuộc họp để xác nhận những bước tiếp theo và đảm bảo thực hiện trơn tru.

Mẹo hay: Gán nhắc cho các cuộc gọi hoặc email sau này để kiểm tra tiến độ của khách hàng.

5. Sử dụng giao tiếp không lời hiệu quả

– Giữ liên lạc bằng mắt, nhưng cũng tôn trọng khoảng không gian cá nhân.
– Mỉm cười và sử dụng ngôn ngữ cơ thể mở.
– Vary âm điệu giọng nói của bạn để thể hiện sự hào hứng và quan tâm.

Mẹo hay: Luyện tập sử dụng các tín hiệu không lời tích cực trong cuộc gọi video hoặc cuộc trò chuyện qua điện thoại:
+ Suy ngẫm khi tham gia
+ Sử dụng động tác để nhấn mạnh các ý điểm
+ Tránh gập cánh tay hoặc chân (đó có thể tạo ấn tượng bạn đang bị chặn)