Dưới đây là năm mẹo vặt giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với các khách hàng lâu dài tự do:

1. Thiết lập Hệ thống Quản lý Dự án (PMS)

Một PMS giúp bạn theo dõi được nhiều dự án, hạn hẹn và liên lạc với khách hàng. Các lựa chọn phổ biến bao gồm Asana, Trello hoặc Basecamp. Đặt bộ sưu tập một hệ thống cho phép bạn:

– Tạo các bảng riêng biệt hoặc dự án cho mỗi khách hàng
– Gán nhiệm vụ và hạn hẹn
– Theo dõi tiến độ và cập nhật
– Lưu trữ các tệp tin và tài liệu liên quan

Này giúp bạn duy trì sự tổ chức, giảm thiểu khả năng sai sót và đảm bảo thời gian giao hàng.

2. Phát triển quá trình Onboarding chuẩn hóa

Quá trình onboarding được cấu trúc tốt có thể tiết kiệm thời gian và đặt rõ ràng các kỳ vọng của khách hàng. Tạo một mẫu bao gồm:

– Email chào mừng với thông tin dự án
– Bài phỏng vấn để thu thập yêu cầu và sở thích của khách hàng
– Hợp đồng nêu rõ phạm vi công việc, điều kiện thanh toán và thỏa thuận bí mật

Dùng mẫu này cho mỗi khách hàng mới, điều chỉnh khi cần thiết.

3. Thực hiện các cuộc họp định kỳ và vòng lặp phản hồi

Các cuộc họp thường xuyên đảm bảo bạn đã đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Lập kế hoạch:

– Gọi điện hoặc gọi điện định kỳ hai tuần hoặc mỗi tuần để thảo luận tiến trình và phản hồi
– Đánh giá dự án vào từng quý để đánh giá hiệu suất và điều chỉnh chiến lược

Dùng thời gian này để thu thập ý kiến, làm rõ yêu cầu và xác định các khu vực cải thiện.

4. Tạo mẫu giao tiếp với khách hàng

Giao tiếp rõ ràng là chìa khóa cho mối quan hệ lâu dài thành công với khách hàng. Phát triển các mẫu cho các tình huống phổ biến, chẳng hạn:

– Yêu cầu thanh toán hoặc làm rõ phạm vi công việc
– Báo cáo tiến độ hoặc cập nhật
– Giải quyết vấn đề hoặc điều gì đó không ổn

Này giúp bạn duy trì sự chính xác, chuyên nghiệp và nhất quán trong giao tiếp.

5. Đặt ranh giới và ưu tiên chăm sóc bản thân

Làm việc với khách hàng lâu dài có thể là một yêu cầu cao. Đặt ra ranh giới để duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống:

– Thiết lập giờ làm việc rõ ràng và kênh liên lạc
– Chia nhỏ thời gian cho các cuộc họp hoặc gọi điện thoại
– Lập kế hoạch nghỉ ngơi và thời gian rảnh rỗi để tái tạo

Ưu tiên chăm sóc bản thân bằng cách dành riêng một khoảng thời gian để thực hiện các nhiệm vụ không liên quan đến công việc khách hàng, chẳng hạn như tập thể dục, học hỏi hoặc sở thích.

Bằng cách áp dụng những mẹo này, bạn sẽ giúp dòng chảy của quy trình làm việc của mình, cải thiện mối quan hệ với khách hàng và duy trì một hoạt động kinh doanh tự do bền vững.