การกำหนดขอบเขตชัดเจนกับลูกค้าถือเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดีและเชิงเทคนิค โดยมีดีไอเอฟ 5 ข้อเพื่อช่วยให้ทำได้
1. สื่อสารเวลาและเวลาที่ไม่สามารถติดต่อได้
ระบุชัดเจนเวลาทำงาน, เวลาตอบสนอง และวันหยุดพักใน 合約หรือโปรไฟล์ออนไลน์ของคุณ นี่จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการเพิกเฉยและรับประกันว่าลูกค้าเข้าใจเมื่อพวกเขาสามารถคาดหวังการตอบสนองจากคุณได้
ตัวอย่าง: “ฉันพร้อมให้บริการคำปรึกษาในวันอังคารและพฤหัสบดีระหว่าง 9.00 – 13.00 EST ฉันจะตอบสนองแทรกซ้อนทั้งหมดภายใน 24 ชั่วโมง”
2. สร้างข้อกำหนดชัดเจน
ระบุชัดเจนเกี่ยวกับขอบเขตการทำงาน,เงื่อนไขการชำระเงิน และสิ่งที่รวมอยู่ในบริการของคุณ นี่จะป้องกันความเข้าใจผิดและรับประกันว่าลูกค้าเข้าใจว่าพวกเขาสามารถคาดหวังอะไรจากคุณได้
ตัวอย่าง: “บริการการฝึกอบรมของฉันรวมอยู่ด้วย 1 ครั้ง 60 นาทีต่ออาทิตย์เป็นเวลา 12 อาทิตย์ ฉันจะส่งอีเมลติดตามหลังแต่ละครั้ง”
3. กำหนดขอบเขตเกี่ยวกับการสื่อสาร
ระบุว่าคุณต้องการสื่อสารอย่างไรและเมื่อใด เช่น ในช่วงเวลาออกงานหรือในระยะเวลาเฉพาะ (เช่น การตรวจสอบรายสัปดาห์) นี่จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่มากเกินไป และรักษาสมดุลระหว่างการทำงานและการใช้ชีวิต
ตัวอย่าง: “ฉันจะตอบสนองแทรกซ้อนทั้งหมดภายใน 24 ชั่วโมงในวันธรรมดา สำหรับเรื่องเร่งด่วนโปรดโทรหาฉันระหว่าง 9.00 – 13.00 EST”
4. ใช้ ‘ภาษาขอบเขต’
ใช้ภาษาเฉพาะเพื่อกำหนดขอบเขต เช่น:
– “ฉันไม่สามารถให้บริการในวันหยุดสุดสัปดาห์ได้”
– “ฉันต้องการเวลาอย่างน้อย 2 วันที่จ่ายเงินสำหรับการยกเลิก”
– “ฉันมุ่งเน้นการทำงานที่มุ่งเน้นในวันธรรมดา โปรดไม่คาดหวังการตอบสนองในช่วงเวลานี้”
5. กำหนดขอบเขตอย่างต่อเนื่อง
ความสม่ำเสมอเป็นปัจจัยสำคัญในการรักษาขอบเขตชัดเจนกับลูกค้า ตั้งผลกระทบสำหรับการละเมิดขอบเขต เช่น:
– ค่าปรับหรือค่าปรับสำหรับการไม่ตรงเวลา
– การยกเลิกบริการหากขอบเขตถูกละเมิดอย่างต่อเนื่อง
ตัวอย่าง: “ถ้าคุณยกเลิกรายการโดยไม่ได้แจ้งให้ทราบล่วงหน้า 24 ชั่วโมง จะมีค่าปรับ $50 สำหรับการจัดเรียงใหม่”