ในห้าข้อเคล็ดลับเหล่านี้ เพื่อตั้งค่าระบบบัญชีใบกำกับภาษีเชิงรุกแบบไม่มีปัญหาในการทำงานเป็นอิสระได้ดังต่อไปนี้
1. ใช้เครื่องมือบัญชีใบกำกับภาษีในคลาวด์
ใช้เครื่องมือบัญชีใบกำกับภาษีในคลาวด์ เช่น FreshBooks, QuickBooks Online หรือ Wave เพื่อจัดการใบกำกับภาษี ระบบเหล่านี้ให้บริการ:
– การเตือนและติดตามแบบอัตโนมัติ
– แบบฟอร์มบัญชีที่กำหนดเองได้
– ติดตามการชำระเงินและการใช้จ่ายอย่างง่าย
– การผสานรวมกับ_gateway ชำระเงิน (เช่น PayPal, Stripe)
– ระบบคลาวด์ที่สามารถเข้าถึงได้โดยมือถือ
เคล็ดลับ: ตั้งค่าบัญชีใบกำกับภาษีแบบอัตโนมัติสำหรับลูกค้าที่ซ้ำๆ ด้วยการสร้างแบบฟอร์มที่กำหนดเองและตั้งค่าเป็นการส่งออกบนวันที่เดียวกันทุกเดือน
2. สร้างรูปแบบบัญชีที่สม่ำเสมอ
พัฒนารูปแบบใบกำกับภาษีที่เป็นมาตรฐาน โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้:
– ชื่อและที่อยู่ทางธุรกิจของคุณ
– รายละเอียดของลูกค้า และโปรเจ็กต์
– วันที่และส่วนกำหนดการชำระเงิน
– รายละเอียดบริการ (ค่าใช้จ่าย, สอบถาม)
– เงื่อนไขการชำระเงิน
เคล็ดลับ: ใช้แบบฟอร์มหรือกระดาษสูตรเพื่อสร้างใบกำกับภาษีได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายและปรับเปลี่ยนได้ตามต้องการ
3. ตั้งค่าทางเลือกการชำระเงินออนไลน์
เสนอทางเลือกการชำระเงินแก่ลูกค้า รวมถึงเครื่องมือบัญชีใบกำกับภาษีออนไลน์ เช่น PayPal, Stripe หรือ Square ทำให้การชำระเงินง่ายขึ้น:
– บันทึกปุ่ม “ชำระเงิน” ไว้ที่ใบกำกับภาษี
– ใช้ Gateway ชำระเงินออนไลน์ที่ให้บริการการติดตามและแจ้งเตือนแบบอัตโนมัติ
– พิจารณาเสนออัตราคุณลักษณะสำหรับการชำระเงินในหนึ่งวัน
เคล็ดลับ: ใช้เครื่องประมวลผลการชำระเงิน (เช่น Stripe) ระยะๆ เพื่อให้สามารถควบคุมยอดคงเหลือและกำหนดวันที่ชำระเงินได้ของแต่ละลูกค้า
4. ติดตามการชำระเงินและยอดคงเหลือของลูกค้า
ใช้เครื่องมือบัญชีใบกำกับภาษีหรือกระดาษสูตรของคุณเพื่อติดตาม:
– การชำระเงินของลูกค้าที่ได้รับ
– ยอดคงเหลือทั้งหมด
– ใบกำกับภาษีที่ถูกส่งออก วันที่กำหนดและแจ้งเตือนต่อ
เคล็ดลับ: ตั้งค่าแผนภูมิหรือมุมมองปฏิทินในเครื่องมือบัญชีใบกำกับภาษีเพื่อให้สามารถควบคุมการชำระเงินและการชำระเงินที่ยังไม่เกิดขึ้นของลูกค้าได้อย่างเห็นภาพ
5. กดดันและแจ้งเตือนแบบอัตโนมัติ
ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับลูกค้าที่ไม่ได้ชำระเงินในกำหนดเวลา สามารถใช้แมพริ้มเพจหรือผสานรวมกับเครื่องมือแจ้งเตือนเช่น Mailchimp เพื่อส่งแจ้งเตือนปรับเปลี่ยนได้อย่างเหมาะสม:
– ส่งการแจ้งเตือน 7-10 วันก่อนวันที่กำหนดการชำระเงิน
– ให้การแจ้งเตือนอย่างนุ่มนวล ตามด้วยการแจ้งเตือนที่เป็นทางการถ้าการชำระเงินยังไม่เกิดขึ้น
เคล็ดลับ: ใช้ส่วนต่างๆ ของเครื่องมือบัญชีใบกำกับภาษีหรือสร้างกระบวนการที่กำหนดเองในอีเมลของคุณ (เช่น Gmail) เพื่อส่งแจ้งเตือนแบบอัตโนมัติ