Berikut adalah 5 trik untuk membantu Anda menghadapi “scope creep” ketika bekerja pada proyek freelan:

1. Definisikan skala yang jelas dalam proposal Anda

Sebelum menerima sebuah proyek, pastikan Anda secara jelas menetapkan hasil yang diharapkan dan timeline dalam proposal Anda. Hal ini termasuk kebutuhan spesifik, milik penentu, dan batas waktu. Pastikan bahwa baik Anda maupun klien setuju atas apa saja yang dimasukkan dan dikesampingkan dari skala proyek.

2. Gunakan template pernyataan skala

Buatlah template standar pernyataan skala untuk semua proyek Anda. Dokumen ini harus mencakup:

– Tujuan dan objektif proyek
– Hasil yang diharapkan dan harapan
– Timeline dan milik penentu
– Asumsi dan ketergantungan
– Eksklusi (yaitu apa saja yang tidak termasuk dalam proyek)

Dengan menggunakan template standar, Anda dapat tetap terorganisir, berkomunikasi lebih efektif dengan klien, serta menghindari scope creep.

3. Tentukan proses manajemen perubahan

Kembangkanlah proses untuk menangani perubahan atau penambahan pada skala proyek asli. Hal ini mungkin mencakup:

– Membuat formulir “permintaan perubahan skala” bagi klien untuk mengajukan permintaannya
– Menetapkan proses persetujuan yang jelas untuk perubahan skala (misalnya, memerlukan tandatangan klien sebelum melaksanakan kebutuhan baru)
– Mengestimasi dampak perubahan skala pada timeline, anggaran, dan sumber daya

Dengan memiliki pendekatan terstruktur untuk menangani perubahan skala, Anda dapat menjaga kontrol atas proyek-proyek Anda serta menghindari scope creep.

4. Tetapkan ekspektasi komunikasi yang jelas

Komunikasi reguler dengan klien sangat penting dalam mencegah scope creep. Tentukanlah saluran terbuka untuk membicarakan kemajuan proyek, kekhawatiran, atau perubahan. Pertimbangkan:

– Pembicaraan rutin (misalnya, panggilan mingguan atau email) untuk meninjau status proyek
– Menetapkan waktu khusus bagi klien memberikan umpan balik dan bertanya
– Menggunakan alat manajemen proyek seperti Trello, Asana, atau Basecamp untuk menjaga semua orang terinformasi

Dengan menjaga jalur komunikasi terbuka, Anda dapat menangani masalah potensial scope creep sebelum mereka meledak.

5. Gunakan “parking lot” untuk tugas-tugas non-essensial

Ketika klien meminta fitur atau tugas baru yang tidak sesuai dengan skala proyek asli, usulkanlah membuat “parking lot” – daftar terpisah dari ide-ide atau permintaan yang bukan bagian dari rencana proyek saat ini. Hal ini memungkinkan Anda untuk:

– Prioritaskan tugas-tugas esensial dan fokus pada tujuan utama
– Membicarakan dan setuju dengan klien atas tugas-tugas non-esensial yang dapat diimplementasikan kemudian (jika memungkinkan)
– Menetapkan ekspektasi jelas untuk perbarui atau iterasi masa depan

Dengan menggunakan parking lot, Anda dapat mengelola scope creep sambil masih menangani kebutuhan dan permintaan klien.