Dưới đây là 5 mẹo để giúp bạn tổ chức các tài liệu tài chính của mình:
1. Hệ thống “File by Category”
Thay vì cho phép các giấy tờ tài chính chồng chất trong một thư mục duy nhất, hãy tạo ra các tập tin riêng biệt cho từng loại tài liệu như sau:
– Báo cáo ngân hàng
– Báo cáo thẻ tín dụng
– Tài liệu đầu tư (ví dụ: 401(k), IRA)
– Tài liệu liên quan đến thuế (W-2s, 1099s, hóa đơn cho giảm trừ thuế)
– Các chính sách bảo hiểm (sức khỏe, đời sống, ô tô)
Hệ thống này giúp dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần.
2. Sử dụng “Financial Binder”
Đặt dấu hiệu cho một tập notes hoặc thư mục duy nhất là trung tâm tài chính của bạn. Điều này có thể là một cuốn tập notes lớn với các phần cho từng loại tài liệu. Bạn cũng có thể sử dụng các thư mục riêng biệt hoặc các thẻ bên trong tập notes để tổ chức các mục phụ (ví dụ, trong phần đầu tư, bạn có thể đặt các thẻ cho từng tài khoản cụ thể như 401(k) và IRA).
3. Thực hiện “One-Touch Rule”
Khi nhận được một tài liệu tài chính, hãy cố gắng xử lý nó ngay lập tức bằng cách:
– Lưu trữ nó trong thư mục đã chỉ định
– Trả tiền hoặc thanh toán hóa đơn
– Thực hiện hành động liên quan đến thuế (ví dụ: trích xuất khoản đóng góp từ thiện)
– Thùng rác các tài liệu không cần thiết (ví dụ: thư rác)
Quy tắc này giúp ngăn chặn bãi thải và tiết kiệm thời gian trong dài hạn.
4. Sử dụng lưu trữ số
Xin xem xét quét tài liệu của bạn và lưu trữ chúng trên internet sử dụng dịch vụ đám mây như:
– Dropbox
– Google Drive
– Evernote
– ShredIt
Lưu trữ số không chỉ giải phóng không gian vật chất mà còn cho phép bạn truy cập vào các tài liệu từ bất kỳ đâu có kết nối internet.
5. Thiết lập “Đề nghị hồ sơ”
Gán mục tiêu cho các khoảng thời gian cụ thể để xem xét và cập nhật các tài liệu tài chính, chẳng hạn như:
– Hàng tháng: Xem lại báo cáo ngân hàng và hóa đơn thẻ tín dụng
– Ba tháng một lần: Xem lại báo cáo đầu tư và các chính sách bảo hiểm
– Năm một lần: Xem lại tờ khai thuế và hồ sơ từ thiện
Hệ thống này giúp đảm bảo rằng bạn luôn có được kiểm soát trên các tài liệu tài chính của mình và có thể nhận diện bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào trước khi chúng trở thành những vấn đề nghiêm trọng.